Gastronomie

Gastronomie automatisiert: 20 % mehr Auslastung und über 100 gesparte Arbeitsstunden pro Monat

Vom KI Telefonassistenten über automatisiertes Reservierungsmanagement bis zu Selfservice und Gutscheinen: vollständig digitalisierte Abläufe für ein Restaurant mit messbar höherer Auslastung.

Wie viele Gastronomiebetriebe stand auch dieses Restaurant vor typischen Herausforderungen des Alltags:

Telefonische Reservierungen banden Personal während der Stoßzeiten.
Stornierungen wurden teilweise zu spät erkannt.
Reservierungsanfragen gingen außerhalb der Öffnungszeiten verloren.
Lange Warteschlangen im Außenbereich sorgten für Unzufriedenheit.
Veranstaltungsanfragen verursachten hohen Verwaltungsaufwand.
Wertgutscheine mussten manuell erstellt und verwaltet werden.
Lange Wartezeiten auf den Service sorgten für Unmut bei den Gästen.
Veranstaltungen gingen verloren, weil in Stoßzeiten niemand ans Telefon gehen konnte.
Doppelte Reservierungen führten zu Überbuchungen und Stress im Service.

Gemeinsam mit dem Kunden haben wir sämtliche Prozesse analysiert und Schritt für Schritt digitalisiert.

Die eingeführten Automatisierungen führten zu messbaren Verbesserungen im Tagesgeschäft. Die wichtigsten Kennzahlen stehen oben, dahinter steht eine spürbare Entlastung im gesamten Betrieb.

Mehr Auslastung, planbarer Ablauf

Durch die optimierte Tischvergabe und die rund um die Uhr erreichbare Reservierung gehen keine Anfragen mehr verloren. Frei werdende Tische werden sofort wieder vergeben, kurzfristige Absagen automatisch nachbesetzt. So stieg die Auslastung um mehr als 20 Prozent, ohne dass zusätzliches Personal nötig war.

Spürbar entlastetes Team

Telefon, Reservierungsbuch und Veranstaltungsanfragen binden nicht mehr die Aufmerksamkeit während der Stoßzeiten. Das Team gewann rund 100 Arbeitsstunden im Monat zurück, die heute dem Gast zugutekommen statt der reinen Organisation.

Bessere Gästeerfahrung

Gäste erreichen das Restaurant zu jeder Tageszeit, bekommen schnelle Rückmeldung und bestellen im Außenbereich bequem per Smartphone. Kürzere Wartezeiten und ein reibungsloser Ablauf vom ersten Kontakt bis zur Rechnung sorgen für mehr Zufriedenheit und Gäste, die wiederkommen.

Konkret zeigten sich vor allem:

durchgehende Erreichbarkeit, auch außerhalb der Öffnungszeiten
deutlich weniger Verwaltungsaufwand bei Reservierungen, Gutscheinen und Veranstaltungen
schnellere Abläufe im Service durch Selbstbestellung und automatische Tischfreigabe
weniger Leerlauf, weil Stornierungen sofort erkannt und nachbesetzt werden
höhere Kundenzufriedenheit und mehr Weiterempfehlungen

KI Telefonassistent für Reservierungen und Gästeservice

Ein KI gestützter Telefonassistent übernimmt heute rund um die Uhr die Kommunikation mit Gästen. Der Assistent:

beantwortet häufige Fragen automatisch
nimmt Reservierungen entgegen
schlägt alternative Termine bei fehlender Verfügbarkeit vor
verarbeitet Stornierungen
überträgt alle Daten direkt in das Reservierungssystem

Dadurch ist das Restaurant 24 Stunden täglich erreichbar, ohne zusätzliches Personal einsetzen zu müssen.

Intelligentes Reservierungsmanagement

Das Reservierungssystem wurde vollständig automatisiert. Funktionen:

automatische Tischzuweisung
Zusammenlegung von Tischen für größere Gruppen
optimale Auslastungsplanung
automatische Entfernung stornierter Reservierungen
Erinnerungsmails vor dem Besuch
Abfrage möglicher Änderungen vor dem Termin
Erkennung wiederkehrender Gäste

Zusätzlich wurde das System mit der Kasse verbunden. Sobald ein Tisch bezahlt hat, wird dieser automatisch im Reservierungssystem freigegeben und kann erneut vergeben werden.

Selfservice für den Außenbereich

Für den Außenbereich mit bis zu 350 Gästen wurde ein mobiles Bestellsystem eingeführt. Gäste können Speisen und Getränke direkt über ihr Smartphone bestellen. Vorteile:

weniger Laufwege für das Servicepersonal
schnellere Bestellaufnahme
höhere Bestellkapazität
bessere Gästezufriedenheit

Um Warteschlangen zu vermeiden, erhalten Gäste automatisch eine SMS, sobald ihre Getränke zur Abholung bereitstehen. Speisen werden weiterhin direkt an den Tisch gebracht.

Digitale Menüauswahl

Die gedruckte Karte bleibt erhalten. Zusätzlich rufen Gäste die Speisekarte über einen QR Code am Tisch auf und bestellen direkt daraus. Der Vorteil liegt nicht im Ersatz der Karte, sondern darin, dass Änderungen sofort greifen und Gäste nicht auf den Service warten müssen.

Korrekturen und Angebotsänderungen sind sofort aktuell, etwa bei Tagesgerichten, Preisen oder ausverkauften Artikeln
Gäste bestellen alles direkt aus der Karte, ohne auf den Kellner zu warten
besonders bei Nachbestellungen geht es dadurch spürbar zügiger

Digitale Gutscheinlösung

Auch der Verkauf von Gutscheinen wurde automatisiert. Online gekaufte Gutscheine werden:

automatisch erstellt
direkt in der Kasse hinterlegt
mit individuellem QR Code versehen
im Design des Restaurants gestaltet

Der Gutscheinwert kann jederzeit durch einfaches Scannen geprüft werden. Zusätzlich wurden wiederverwendbare Plastikkarten mit QR Code im Restaurant Design eingeführt.

Digitalisierung des Veranstaltungsmanagements

Besonders großes Potenzial lag im Veranstaltungsbereich. Durch digitale Formulare und automatisierte Prozesse konnten Interessenten bereits vor dem ersten Kontakt:

Veranstaltungsart auswählen
Personenzahlen angeben
Wünsche definieren
erste Leistungen konfigurieren

Dadurch entfielen viele zeitaufwendige Erstgespräche und Anfragen konnten deutlich schneller bearbeitet werden.

mehr als 20 %höhere Auslastung

über 100 Std.gesparte Arbeitszeit pro Monat

24/7Erreichbarkeit ohne Mehrpersonal

Fazit

Übertragbar auf nahezu jedes Restaurant

Nicht jeder Betrieb benötigt die vollständige Lösung. Deshalb entwickeln wir individuelle Konzepte, die sich flexibel an Größe, Ausrichtung und Anforderungen des Restaurants anpassen lassen.

Von der Reservierung über Selfservice bis hin zur vollständigen Prozessautomatisierung können einzelne Bausteine oder komplette Systeme übernommen werden.

So entsteht Digitalisierung, die sich wirtschaftlich rechnet und den Betrieb spürbar entlastet.

Erstgespräch vereinbaren