Wie wir für die Wieland Gebäudereinigung eine maßgeschneiderte Einsatz- und Teamplattform gebaut haben, und warum so etwas in jeden Dienstleistungsbetrieb gehört.
Reinigungsbetriebe leben nicht von Software, sondern von sauberen Ergebnissen. Genau deshalb verschwindet die Organisation oft in WhatsApp-Gruppen, Excel-Tabellen, losen Zetteln und Telefonaten. Wer hat welchen Einsatz? Sind die Stunden erfasst? Wo war noch mal der Schlüssel? Welche Rechnung ist raus?
Für die Wieland Gebäudereinigung haben wir bei ibx damit Schluss gemacht. Mit einer eigenen, auf den Betrieb zugeschnittenen Plattform, die den kompletten Arbeitsalltag abbildet. Kein Softwarebaukasten von der Stange, sondern ein Werkzeug, das genau so funktioniert, wie der Betrieb arbeitet.
Eine App. Alle Geräte. Kein App-Store-Theater.
Die Plattform läuft als Progressive Web App. Einmal über den Browser aufrufen, „Zum Homescreen hinzufügen“, fertig. Sie verhält sich wie eine native App, ganz ohne Umweg über App Store oder Play Store.
Auf dem Smartphone für die Mitarbeiter draußen im Einsatz, unter iOS und Android. Auf dem Desktop für Leitung und Büro. Mitteilungen kommen direkt aufs Gerät, etwa bei neuen Einsätzen, Nachrichten oder Dokumenten. Dazu ein heller und ein dunkler Modus, schnelle Bedienung, auch bei wenig Empfang nutzbar.
Was die Plattform kann
Einsätze von A bis Z. Termine planen, Kunde und Leistung zuordnen, Uhrzeiten festlegen, Mitarbeiter zuweisen. Jeder Einsatz hat einen klaren Status von „geplant“ über „in Arbeit“ bis „abgeschlossen“. Mitarbeiter erfassen ihre Stunden, laden Fotos hoch und schreiben einen kurzen Bericht direkt vom Smartphone.
Stunden, die zusammenpassen. Ein Einsatz lässt sich erst abschließen, wenn alle Beteiligten ihre Stunden eingetragen haben. Die Leitung behält jederzeit den Überblick, inklusive Jahresauswertung pro Mitarbeiter und animiertem Stundenverlauf im Dashboard.
Teamorganisation ohne Reibung. Mitarbeiter mit Qualifikationen wie Glasreinigung oder Unterhaltsreinigung, Bewerbung auf offene Einsätze, ein Gruppenchat fürs Team und ein privater Mitteilungskanal zwischen Leitung und Mitarbeiter. Dokumente wie Verträge oder Abrechnungen liegen sicher im persönlichen Bereich jedes Mitarbeiters.
Kunden und Standorte griffbereit. Stammkunden mit Ansprechpartner, Telefon und Mailadresse, dazu eine eingebettete Karte mit Routenplaner, damit niemand den Einsatzort suchen muss.
So funktioniert die Einsatzplanung mit Wieland PMS
Management und Projektleiter planen Einsätze zentral im System und weisen Mitarbeitern die Aufträge direkt zu. Ist kein Mitarbeiter verfügbar, kann ein Einsatz zur Bewerbung freigegeben werden. Jeder Mitarbeiter sieht in der App ausschließlich seine eigenen Termine und Aufgaben. Nach Abschluss werden die Arbeitsstunden direkt erfasst und können automatisch zur Rechnungserstellung in Lexware genutzt werden. Dokumente wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Sozialversicherungsmeldungen stehen im persönlichen Mitarbeiterkonto bereit. Änderungen an Mitarbeiterdaten werden automatisch an das Management gemeldet. Zusätzlich können Nachrichten an einzelne Mitarbeiter oder Gruppen versendet sowie Beweisfotos und Arbeitsnachweise direkt den jeweiligen Einsätzen zugeordnet werden.
Schon angebunden: Lexoffice
Doppelte Datenpflege ist Zeitverschwendung. Deshalb ist die Plattform direkt mit Lexoffice verbunden. Kunden, Leistungen und Mitarbeiterdaten werden automatisch aus Lexoffice geholt. Änderungen laufen in beide Richtungen, einmal pflegen genügt, überall ist alles aktuell. Damit ist die Brücke von der Einsatzplanung bis zur Abrechnung geschlagen.
Schon angebunden: Outlook-Kalender
Termine gehören dahin, wo man ohnehin hinschaut. Die Plattform synchronisiert ihren Einsatzkalender bidirektional mit Outlook. Neue Einsätze erscheinen automatisch im Outlook-Kalender, Termine aus Outlook landen umgekehrt in der Plattform. Ob Woche, Monat oder Jahr, der Stand ist auf allen Geräten gleich.
Warum das nicht nur für Wieland interessant ist
Die Wieland Gebäudereinigung ist das beste Beispiel dafür, was passiert, wenn ein Betrieb sein Werkzeug nicht der Software anpasst, sondern die Software dem Betrieb. Weniger Telefonate, keine verlorenen Stunden, klare Abläufe und mehr Zeit für das, was zählt.
Genau solche Lösungen baut ibx: maßgeschneiderte, schlanke Plattformen für Dienstleistungsbetriebe, die mitwachsen statt aufzuhalten.
Sie führen einen Betrieb, der im Chaos aus Tabellen und Chats versinkt? Reden wir.
Kleines Update: Die Plattform wurde inzwischen um digitale Unterschriften, Urlaubsanträge und Krankmeldungen erweitert. Dokumente können direkt auf dem Smartphone unterschrieben und an das Management zurückgesendet werden. Zusätzlich sorgt ein integrierter Stundentracker dafür, dass Arbeitszeiten und Überstunden jederzeit im Blick bleiben. Papierbasierte Stundenzettel und Arbeitsberichte gehören damit endgültig der Vergangenheit an.