Welche KI Schulung Betriebe wirklich brauchen

Eine KI Schulung im Betrieb muss Beschäftigte passend zu ihren Aufgaben in die sichere und sachgerechte Nutzung eingesetzter KI Systeme einführen. Seit dem 27. Juli 2026 verlangt Artikel 4 der EU KI Verordnung Maßnahmen zur Unterstützung der KI Kompetenz, aber weder ein Zertifikat noch ein festes Schulungsprogramm oder einen eigenen KI Beauftragten. Unternehmen müssen auch kein bestimmtes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person garantieren.

Was verlangt die KI Schulung im Betrieb konkret?

Der Betrieb muss geeignete Maßnahmen ergreifen, damit Beschäftigte KI Systeme kompetent nutzen können. Welche Maßnahme geeignet ist, hängt von den Aufgaben, den Vorkenntnissen und den möglichen Folgen einer falschen Nutzung ab.

Der überarbeitete Artikel 4 der EU KI Verordnung gilt laut dem Rechtsakt der Europäischen Union seit dem 27. Juli 2026. Die Änderung soll die Pflicht verständlicher und weniger bürokratisch machen. Auch die Europäische Kommission erläutert das Inkrafttreten des überarbeiteten Regelwerks.

Betroffen sind Unternehmen unabhängig von ihrer Größe und Branche. Das gilt nicht nur für selbst entwickelte Software. Schon die betriebliche Nutzung eines allgemein verfügbaren Chatbots oder eines KI Assistenten kann Maßnahmen erforderlich machen.

Entscheidend ist der tatsächliche Einsatz. Nutzt eine Mitarbeiterin ChatGPT zum Formulieren von Angeboten, braucht sie andere Kenntnisse als ein Beschäftigter, der eine KI gestützte Dienstplanung kontrolliert. Personen ohne Berührung mit dem System müssen dagegen nicht vorsorglich dasselbe Programm absolvieren.

Welche Inhalte gehören in eine passende Einweisung?

Die Inhalte sollten sich am konkreten Werkzeug und an der jeweiligen Tätigkeit orientieren. Für einen einfachen Textassistenten kann eine kurze interne Einweisung ausreichen, bei Entscheidungen über Personal, Preise oder Kunden sind vertiefte Regeln sinnvoll.

Für einen Betrieb, der ChatGPT oder einen ähnlichen Assistenten für E-Mails, Protokolle und Entwürfe verwendet, kommen zum Beispiel diese Themen infrage:

• Zulässige Aufgaben: Die Beschäftigten erfahren, wofür das Werkzeug genutzt werden darf und wo eine menschliche Entscheidung nötig bleibt.
• Umgang mit Daten: Kundendaten, Personalangaben, Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Dokumente dürfen nicht ungeprüft eingegeben werden.
• Prüfung der Ergebnisse: KI Systeme können überzeugend klingende, aber falsche Angaben erzeugen. Dieser Fehler wird oft als Halluzination bezeichnet.
• Verantwortung: Vor dem Versand oder der Weiterverarbeitung prüft eine zuständige Person Inhalt, Zahlen und Empfänger.
• Vorgehen bei Problemen: Beschäftigte müssen wissen, wem sie Fehler, unklare Ergebnisse oder einen möglichen Datenvorfall melden.

Eine kurze Übung mit echten Beispielen aus dem Arbeitsalltag ist meist hilfreicher als eine allgemeine Präsentation. Ein Handwerksbetrieb kann etwa ein Angebot prüfen lassen, eine Steuerkanzlei den Entwurf einer Mandantenmail und ein Pflegedienst eine anonymisierte Zusammenfassung. Echte personenbezogene Daten sollten für Übungen nicht verwendet werden.

Vor der Schulung sollte deshalb feststehen, welche Werkzeuge im Betrieb eingesetzt werden. Bei der Planung von KI und Automatisierung für wiederkehrende Arbeiten sollten Nutzung, Zuständigkeiten und notwendige Kenntnisse gemeinsam betrachtet werden.

Welche teuren Maßnahmen können sich Betriebe sparen?

Ein gekauftes Zertifikat, ein standardisiertes Trainingsprogramm und ein eigener KI Beauftragter sind nicht vorgeschrieben. Auch eine ganztägige Schulung für die gesamte Belegschaft ist nicht automatisch erforderlich.

Ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten, von denen drei einen Textassistenten für interne Entwürfe verwenden, kann zum Beispiel eine kurze, dokumentierte Einweisung für diese drei Personen organisieren. Sie kann intern durchgeführt werden, wenn die verantwortliche Person das Werkzeug, seine Grenzen und die betrieblichen Regeln ausreichend kennt.

Teurere externe Schulungen können trotzdem sinnvoll sein, wenn die Anwendung komplex ist oder Ergebnisse erhebliche Folgen haben. Das kann etwa bei Personalentscheidungen, automatisierten Bewertungen oder umfangreicher Verarbeitung sensibler Daten der Fall sein. Eine solche Maßnahme ist dann eine betriebliche Entscheidung aufgrund des Risikos, keine pauschale Vorgabe für jedes Unternehmen.

Auch ein KI Beauftragter kann freiwillig benannt werden. In kleinen Betrieben reicht häufig eine klar zuständige Person, die Werkzeuge erfasst, Regeln pflegt, Einweisungen organisiert und Fragen entgegennimmt. Dafür muss keine neue Vollzeitstelle geschaffen werden.

Wie wird die KI Schulung richtig dokumentiert?

Die Dokumentation sollte nachvollziehbar zeigen, welche Maßnahme wann und für wen durchgeführt wurde. Mindestens festgehalten werden sollten Art, Inhalt, zeitlicher Umfang und teilnehmende Personen.

Die Bundesnetzagentur empfiehlt drei Schritte: den Bedarf ermitteln, passende Maßnahmen gestalten sowie diese dokumentieren, überprüfen und regelmäßig auffrischen. Ein festes Formular oder ein bestimmtes Lernsystem verlangt sie nicht.

Für eine interne Einweisung kann eine einfache Tabelle genügen. Darin stehen Datum, eingesetztes KI System, behandelte Themen, Dauer, Name der einweisenden Person und Namen der Teilnehmenden. Ergänzend kann der Betrieb die verwendete Präsentation, eine Arbeitsanweisung oder die besprochenen Beispiele ablegen.

Eine gesetzlich festgelegte jährliche Wiederholung ergibt sich aus den genannten Vorgaben nicht. Der Betrieb sollte die Einweisung aber prüfen, wenn ein neues Werkzeug eingeführt wird, Funktionen geändert werden, weitere Beschäftigte Zugriff erhalten oder Fehler im Arbeitsalltag auftreten. Auch bei unverändertem Einsatz ist eine regelmäßige kurze Auffrischung sinnvoll.

Wo erhalten kleine Betriebe praktische Unterstützung?

Kleine und mittlere Unternehmen können zunächst kostenlose oder anbieterneutrale Angebote prüfen. Rund 100 KI Trainer der Mittelstand Digital Zentren bieten nach Angaben der Bundesnetzagentur Unterstützung, Workshops und KI Checks an.

Der Bedarf ist bereits groß. Laut einer Unternehmensbefragung des Bitkom setzen 57 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein. 70 Prozent bieten KI Schulungen an, während 25 Prozent noch keine Weiterbildung zu diesem Thema durchführen.

Vor der Auswahl eines Angebots sollten Sie drei Fragen beantworten:

1. Welche KI Systeme werden im Betrieb tatsächlich genutzt?
2. Welche Beschäftigten bedienen oder kontrollieren diese Systeme?
3. Welche Schäden könnten durch falsche Ergebnisse, ungeeignete Eingaben oder fehlende Kontrolle entstehen?

Aus diesen Antworten lässt sich eine angemessene Maßnahme ableiten. Das kann eine 60 Minuten lange interne Einweisung sein, eine Kombination aus Grundlagenschulung und Arbeitsanweisung oder ein externer Workshop für einzelne Rollen.

ibx company berät kleine und mittlere Unternehmen aus Hannover und der Region bei der Auswahl und Einführung passender digitaler Lösungen. Wenn Sie Ihren Schulungsbedarf einordnen möchten, können Sie ein unverbindliches Erstgespräch zur KI Nutzung im Betrieb vereinbaren.