Gastronomie

Volle Terrasse,
entspanntes Team.

KI Telefonassistent, Reservierung mit Kassenanbindung, Bestellung per Smartphone und digitale Gutscheine: Was früher in Stoßzeiten Personal band, läuft heute von selbst.

Alle Referenzen
DemoSelbst testenMacBook und iPhone mit der Gastronomie-Demo von ibx: Übersicht eines Restaurants mit Umsatz, Gästen, Bon und Auslastung. Demo mit erfundenen Daten.Symbolbild: eine freundliche KI-Assistentin mit Headset und Tablet steht für den KI Telefonassistenten des Restaurants.Demo, Daten erfunden

Fallstudie · Gastronomie

GastronomieMehr Zeit
für den Service.

Für ein Restaurant mit großem Außenbereich haben wir Telefon, Reservierung, Bestellung, Gutscheine und Veranstaltungsanfragen digitalisiert. In Stoßzeiten hat das Team wieder den Kopf frei für die Gäste.

Betrieb
Restaurant mit großem Außenbereich, bis zu 350 Gäste draußen
Leistung
Analyse der Abläufe, KI Telefonassistent, Reservierung, Selfservice, Gutscheine, Veranstaltungsanfragen
Technik
Anbindung an die Kasse, Bestellung im Browser per QR Code, Benachrichtigung per SMS
Stand
2024, im Betrieb
Symbolbild: In einem vollen Restaurant mit Blick auf einen See nimmt ein Kellner gut gelaunt eine Bestellung auf dem Smartphone auf.
Volle Tische, ein Service, der Zeit für die Gäste hat.

Ein Restaurant mit großem Außenbereich und bis zu 350 Gästen draußen. Wenn die Terrasse voll ist, klingelt das Telefon am häufigsten.

Wie viele Gastronomiebetriebe stand auch dieses Restaurant vor den typischen Herausforderungen des Alltags: Reservierungen banden Personal, Anfragen gingen verloren, Gutscheine und Veranstaltungen kosteten Zeit.

Gemeinsam mit dem Betrieb haben wir sämtliche Abläufe analysiert und Schritt für Schritt digitalisiert, vom ersten Anruf bis zur Rechnung.

Vorher

  • Telefonische Reservierungen banden in Stoßzeiten Personal
  • Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten gingen verloren
  • Stornierungen zu spät erkannt, Doppelbuchungen im Service
  • Warteschlangen und lange Wartezeiten im Außenbereich
  • Gutscheine von Hand erstellt und verwaltet
  • Veranstaltungsanfragen mit hohem Aufwand
  1. Gästerufen an, reservieren, bestellen, kaufen Gutscheine
  2. Ein SystemReservierung, Bestellung, Gutscheine
  3. Teamhat Zeit für den Service

Angebunden Kasse · Telefon mit KI · SMS · Website

Was ein Gast anfragt, landet ohne Umweg im System. Was an der Kasse bezahlt ist, gibt den Tisch sofort wieder frei.

Funktionen

Vom ersten Anruf
bis zum freien Tisch.

Neun Bausteine, ein Ablauf. Die vier Momente darunter zeigen, wie das im Alltag des Restaurants aussieht.

  • KI Telefonassistent

    Nimmt rund um die Uhr Reservierungen an, beantwortet häufige Fragen und verarbeitet Stornierungen.

  • Reservierungsmanagement

    Automatische Tischzuweisung, Zusammenlegung für größere Gruppen und optimale Auslastungsplanung.

  • Stornierungen

    Abgesagte Reservierungen verschwinden automatisch, der Tisch ist sofort wieder frei.

  • Anbindung an die Kasse

    Hat ein Tisch bezahlt, wird er im Reservierungssystem sofort wieder vergeben.

  • Erinnerungen

    Mails vor dem Besuch fragen mögliche Änderungen ab, wiederkehrende Gäste werden erkannt.

  • Selfservice draußen

    Im Außenbereich bestellen Gäste über das Smartphone, eine SMS meldet abholbereite Getränke.

  • Digitale Speisekarte

    Per QR Code am Tisch, Tagesgerichte, Preise und ausverkaufte Artikel sind sofort aktuell.

  • Gutscheine

    Online gekauft, automatisch erstellt, mit QR Code und direkt in der Kasse hinterlegt.

  • Veranstaltungen

    Ein Formular fragt Art, Personenzahl und Wünsche vorab ab, viele Erstgespräche entfallen.

Symbolbild: eine KI-Assistentin mit Headset und Tablet nimmt eine Reservierung für das Restaurant entgegen.
  1. GastHallo, haben Sie heute Abend noch einen Tisch für vier Personen frei?
  2. KI TelefonassistentGern! Um 19:30 Uhr ist ein Tisch auf der Terrasse frei. Soll ich ihn für Sie reservieren?
  3. GastJa, bitte. Auf den Namen Becker.
  4. KI TelefonassistentErledigt. Sie bekommen gleich eine Bestätigung per SMS. Wir freuen uns auf Sie!

01Erreichbar

Das Telefon nimmt ab,
auch nach Feierabend.

Ein KI gestützter Telefonassistent übernimmt heute rund um die Uhr die Kommunikation mit den Gästen. Er beantwortet häufige Fragen, nimmt Reservierungen entgegen und schlägt bei fehlender Verfügbarkeit andere Zeiten vor.

Stornierungen verarbeitet er selbst, alle Daten landen direkt im Reservierungssystem. Das Restaurant ist 24 Stunden täglich erreichbar, ohne zusätzliches Personal.

Entscheidung im DetailErreichbar ohne zusätzliches Personal
Herausforderung
In Stoßzeiten konnte niemand ans Telefon gehen. Reservierungen und Veranstaltungen gingen verloren, nach Feierabend blieb das Telefon stumm.
Entscheidung
Der KI Telefonassistent nimmt jeden Anruf an, kennt Öffnungszeiten und freie Tische und überträgt alles direkt ins Reservierungssystem.
Im Alltag
Keine Anfrage geht mehr verloren, und das Team muss im Service nicht mehr zum Telefon laufen.
  • Häufige Fragen

    Öffnungszeiten, Anfahrt und Angebote beantwortet der Assistent automatisch.

  • Reservierungen

    Er nimmt Reservierungen entgegen und trägt sie direkt ein.

  • Alternativen

    Ist kein Tisch frei, schlägt er andere Zeiten vor.

  • Stornierungen

    Absagen verarbeitet er selbst, der Tisch ist sofort wieder frei.

02Reservieren

Jeder Tisch
zur richtigen Zeit.

Das Reservierungssystem arbeitet vollständig automatisch: Es weist Tische zu, legt sie für größere Gruppen zusammen und plant die Auslastung. Vor dem Besuch erinnert eine Mail und fragt mögliche Änderungen ab, wiederkehrende Gäste werden erkannt. Weil das System mit der Kasse verbunden ist, wird ein bezahlter Tisch sofort wieder frei.

MacBook mit der Gastronomie-Demo von ibx: Auslastung heute nach Restaurant, Empore und Biergarten, darunter die nächsten Termine. Demo mit erfundenen Daten.Demo, Daten erfunden
Entscheidung im DetailKasse und Reservierung verbunden
Herausforderung
Stornierungen wurden zu spät erkannt, Doppelbuchungen führten zu Überbuchungen und Stress im Service.
Entscheidung
Reservierung und Kasse sprechen miteinander. Sobald ein Tisch bezahlt hat, gibt das System ihn frei, abgesagte Reservierungen entfernt es selbst.
Im Alltag
Frei werdende Tische werden sofort wieder vergeben, kurzfristige Absagen automatisch nachbesetzt.
  • Tischzuweisung

    Automatisch, auch für größere Gruppen mit zusammengelegten Tischen.

  • Erinnerungen

    Mails vor dem Besuch, mit Abfrage möglicher Änderungen.

  • Wiederkehrende Gäste

    Das System erkennt Stammgäste.

  • Freigabe nach Bezahlung

    Bezahlt ein Tisch an der Kasse, ist er im Reservierungssystem sofort wieder frei.

Symbolbild: Ein Paar sitzt im Restaurant mit Blick auf den See und bestellt über das Smartphone, auf dem Tisch steht ein Aufsteller mit QR Code.

03Bestellen

Bestellen, ohne
auf den Service zu warten.

Für den Außenbereich mit bis zu 350 Gästen gibt es ein mobiles Bestellsystem. Gäste bestellen Speisen und Getränke direkt über ihr Smartphone. Damit keine Warteschlangen entstehen, meldet eine SMS, sobald die Getränke zur Abholung bereitstehen. Speisen kommen weiter an den Tisch.

Die gedruckte Karte bleibt. Zusätzlich rufen Gäste die Speisekarte über einen QR Code am Tisch auf und bestellen direkt daraus.

Entscheidung im DetailDie Karte bleibt, die Wartezeit geht
Herausforderung
Lange Wege und lange Wartezeiten auf den Service sorgten im Außenbereich für Unmut bei den Gästen.
Entscheidung
Die digitale Karte ersetzt die gedruckte nicht. Ihr Vorteil: Änderungen greifen sofort, und Gäste müssen nicht auf den Kellner warten.
Im Alltag
Weniger Laufwege für das Personal, schnellere Bestellaufnahme, höhere Bestellkapazität, gerade bei Nachbestellungen.
  • Bestellung per Smartphone

    Speisen und Getränke direkt vom Tisch aus bestellen.

  • SMS bei Abholung

    Getränke stehen bereit, ohne Schlange an der Theke.

  • Speisekarte per QR Code

    Tagesgerichte, Preise und ausverkaufte Artikel sind sofort aktuell.

  • Karte als Download

    Die Speisekarte steht auch im Internet bereit.

Symbolbild: eine Flaschenpost mit Schriftrolle neben einer Gutscheinkarte „Ein Moment am See“ mit QR Code.

04Verkaufen

Gutscheine und Feiern,
ohne Papierkram.

Online gekaufte Gutscheine entstehen automatisch, im Design des Restaurants und mit eigenem QR Code, und sind direkt in der Kasse hinterlegt. Der Restwert lässt sich jederzeit per Scan prüfen. Dazu gibt es wiederverwendbare Karten im Restaurant Design.

Für Veranstaltungen wählen Interessenten schon vor dem ersten Kontakt die Art der Feier, die Personenzahl und ihre Wünsche und stellen erste Leistungen zusammen.

Entscheidung im DetailVorab fragen statt nachtelefonieren
Herausforderung
Gutscheine wurden von Hand erstellt und verwaltet. Veranstaltungsanfragen kosteten viele Erstgespräche, in Stoßzeiten gingen sie verloren.
Entscheidung
Gutscheine laufen ohne Handarbeit vom Kauf bis zur Kasse. Das Formular fragt alles ab, was für ein Angebot nötig ist.
Im Alltag
Viele zeitaufwendige Erstgespräche entfallen, Anfragen werden deutlich schneller bearbeitet.
  • Gutschein online

    Automatisch erstellt, im Design des Restaurants, mit eigenem QR Code.

  • In der Kasse

    Jeder Gutschein ist direkt hinterlegt, der Wert per Scan prüfbar.

  • Karten im Restaurant Design

    Wiederverwendbare Karten mit QR Code.

  • Veranstaltungen

    Art, Personenzahl, Wünsche und erste Leistungen schon in der Anfrage.

Ergebnis

Mehr Auslastung.
Entlastetes Team.

Durch die optimierte Tischvergabe und die rund um die Uhr erreichbare Reservierung gehen keine Anfragen mehr verloren. Nach Schätzung von ibx stieg die Auslastung um mehr als 20 Prozent, ohne zusätzliches Personal, und das Team gewinnt rund 100 Arbeitsstunden im Monat zurück, die heute dem Gast zugutekommen.

Gäste erreichen das Restaurant zu jeder Tageszeit, bekommen schnell Rückmeldung und bestellen draußen bequem per Smartphone.

  1. 01Mehr als 20 Prozent Auslastung

    Frei werdende Tische werden sofort wieder vergeben, kurzfristige Absagen automatisch nachbesetzt.

  2. 02Rund 100 Stunden im Monat

    Telefon, Reservierungsbuch und Veranstaltungsanfragen binden in Stoßzeiten nicht mehr die Aufmerksamkeit des Teams.

  3. 03Rund 1.200 Telefonate weniger

    Fragen, Reservierungen und Stornierungen übernimmt der KI Telefonassistent.

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