DocFlow, Eigenentwicklung

Schluss mit dem
Dokumentenchaos

Hochladen oder Cloud verbinden, den Rest übernimmt DocFlow: erkennen, benennen, ablegen, Fristen eintragen. Danach beantwortet ein Chat Fragen zu den eigenen Unterlagen, mit Beleg.

Alle Referenzen
Laden im App StoreDrei schräg gestaffelte Bildschirme der DocFlow App: Kostenübersicht, Dokumentdetail mit Zusammenfassung und Dokumentkategorien.

Fallstudie · Eigenes Produkt

DocFlow. KI Assistent, der Dokumente erkennt, benennt und in der eigenen Cloud ablegt.

Dokumente, die sich selbst verwalten.

DocFlow ist eine Eigenentwicklung von ibx company: ein KI Assistent für private Unterlagen wie Rechnungen, Verträge und Behördenpost. Er erkennt Dokumente, benennt sie und legt sie in der eigenen Cloud ab, etwa Google Drive oder Dropbox. Fristen kommen als Kalenderabo, Fragen zu den Unterlagen beantwortet ein Chat mit Quellenangabe. DocFlow gibt es als Web App und für iPhone und Android.

Betrieb
Eigenes Produkt von ibx, private Anwendung
Leistung
Idee, Konzeption, Gestaltung, Entwicklung, Betrieb
Technik
Web App und native App für iPhone und Android, KI von Google Gemini, Supabase
Stand
2026, im Betrieb
Frau arbeitet am Notebook mit der Dokumentenplattform DocFlow.
Hochladen genügt. Kategorie, Typ, Absender, Beträge und Fristen erkennt DocFlow selbst.

Rechnungen, Verträge, Lohnabrechnungen, Behördenpost. Wer seine Dokumente ordentlich ablegen will, sortiert, benennt und verschiebt sie von Hand.

Das kostet jeden Monat Zeit, und im entscheidenden Moment findet man das gesuchte Schreiben trotzdem nicht wieder.

Unsere Idee: Dokumente sollen sich selbst verwalten. Der Nutzer lädt eine Datei hoch oder verbindet seine Cloud, den Rest übernimmt das System. Danach lassen sich im Chat Fragen zu den eigenen Unterlagen stellen, und mit der Zeit wächst daraus ein persönliches Gedächtnis für alle Unterlagen.

Vorher

  • Dokumente von Hand sortiert, benannt und verschoben
  • Wichtige Schreiben im entscheidenden Moment nicht auffindbar
  • Fristen in Verträgen und Briefen übersehen
  • Suche nur mit den exakten Wörtern
  • Ablage in vielen Ordnern und Clouds verstreut
  1. Nutzerlädt hoch oder verbindet die Cloud
  2. DocFlowerkennt, benennt, ordnet, findet
  3. Eigene CloudDateien bleiben bei Google Drive oder Dropbox

Angebunden Google Drive · Dropbox · Microsoft OneDrive · iCloud · Kalender per iCal · KI von Google Gemini

Was hochgeladen wird, liegt Sekunden später benannt und sortiert in der eigenen Cloud. Was in der Cloud geändert wird, steht sofort in der App.

Funktionen

Was DocFlow
alles kann.

Neun Bausteine, eine Plattform. Die vier Momente darunter zeigen, wie das im Alltag aussieht.

  • Automatische Klassifikation

    Kategorie, Typ, Absender, Beträge und Fristen werden in jedem Dokument erkannt. Über 15 Kategorien, mehr als 80 Dokumenttypen.

  • Namen und Ordner

    Dokumente bekommen einen sprechenden Namen und landen im richtigen Ordner.

  • Termine automatisch

    Fristen und Termine wandern mit Erinnerung in den Kalender, abonnierbar per iCal.

  • Semantische Suche

    In natürlicher Sprache suchen, auch ohne die exakten Begriffe zu kennen.

  • KI-Chat mit Quellen

    Fragen zu den eigenen Unterlagen stellen, jede Antwort mit passendem Beleg.

  • Eigene Cloud

    Dateien bleiben in Google Drive oder Dropbox, in beide Richtungen abgeglichen.

  • Duplikate und Ordnung

    Doppelte Dokumente werden erkannt, leere Ordner nachts aufgeräumt.

  • Web und native App

    Als installierbare Web App und als App für iPhone und Android.

  • Datenschutz by Design

    Nur Metadaten gespeichert, Zeilenschutz in der Datenbank, kein Tracking.

DocFlow Startseite auf dem iPhone: alle Dokumente sortiert, keine Duplikate, Suche, Upload und Schnellzugriff auf Kategorien.Demoansicht

01Erkennen

KI, die Dokumente
wirklich versteht.

Sobald ein Dokument ankommt, analysiert die KI den gesamten Inhalt. DocFlow erkennt über 15 Hauptkategorien und mehr als 80 Dokumenttypen, zieht Absender, Beträge, Rechnungspositionen und Vertragsfristen heraus.

Ist die KI unsicher, markiert sie das Dokument zur Prüfung. Und sie lernt: Korrigiert der Nutzer eine Einordnung, fließt das in alle künftigen Entscheidungen ein.

Entscheidung im DetailLernen statt Regeln pflegen
Herausforderung
Feste Regeln für jeden Absender und jeden Dokumenttyp veralten schnell und müssen ständig nachgepflegt werden.
Entscheidung
Die KI liest den Inhalt und ordnet ein. Ist sie unsicher, fragt sie nach, statt falsch abzulegen. Jede Korrektur des Nutzers fließt in künftige Entscheidungen ein.
Im Alltag
Mit der Zeit ordnet DocFlow genau so ein, wie der Nutzer es selbst getan hätte.
  • Kategorien und Typen

    Über 15 Hauptkategorien, mehr als 80 Dokumenttypen.

  • Inhalte herausziehen

    Absender, Beträge, Rechnungspositionen und Vertragsfristen.

  • Zur Prüfung markiert

    Ist die KI unsicher, entscheidet der Nutzer.

  • Lernt mit

    Korrekturen fließen in alle künftigen Einordnungen ein.

02Fragen

Suchen und fragen
in normaler Sprache.

Jedes Dokument wird in durchsuchbare Vektoren umgewandelt. So findet die Suche Inhalte auch dann, wenn die exakten Wörter gar nicht im Dokument stehen. Die Frage „Wie hoch war meine letzte Gehaltserhöhung?“ führt direkt zur richtigen Lohnabrechnung. Ein Chat beantwortet Fragen zu den eigenen Unterlagen und nennt zu jeder Antwort die passenden Belege.

DocFlow auf MacBook, iPhone und iPad: Übersicht mit Terminen, Startseite mit Suche und Kostenauswertung.Demoansicht
Entscheidung im DetailAntworten mit Beleg
Herausforderung
Eine KI, die frei antwortet, klingt überzeugend, auch wenn sie sich irrt. Bei eigenen Unterlagen ist das zu wenig.
Entscheidung
Der Chat antwortet nur aus den Dokumenten des Nutzers und nennt zu jeder Antwort die Belege, aus denen sie stammt.
Im Alltag
Jede Antwort lässt sich mit einem Klick am Original prüfen.
  • Semantische Suche

    Findet Inhalte auch ohne die exakten Begriffe.

  • KI-Chat

    Fragen zu den eigenen Unterlagen in normaler Sprache.

  • Belege

    Jede Antwort nennt die Dokumente, aus denen sie stammt.

  • Persönliches Gedächtnis

    Mit der Zeit wächst daraus ein Wissensspeicher für die eigenen Unterlagen.

DocFlow auf dem iPad: Kosten der letzten zwölf Monate, die größten Kostenarten, Hinweise auf fehlende Belege und die gewonnene Zeit.Demoansicht

03Automatisch

Alles läuft
im Hintergrund.

Upload, Klassifikation, Verschlagwortung und Ablage laufen als eine Pipeline im Hintergrund. DocFlow gleicht dabei in beide Richtungen mit Google Drive und Dropbox ab: Änderungen in der Cloud erscheinen sofort in der App, Änderungen in der App landen automatisch in der Cloud.

Duplikate werden zuverlässig erkannt, leere Ordner nachts aufgeräumt, und Termine erscheinen per iCal auch im gewohnten Kalender.

Entscheidung im DetailAnbinden statt umziehen
Herausforderung
Wer seine Dokumente längst in einer Cloud hat, will nicht umziehen und nicht zwei Ablagen pflegen.
Entscheidung
DocFlow arbeitet direkt in der Cloud des Nutzers und gleicht in beide Richtungen ab. Termine landen per Kalenderabo im gewohnten Kalender.
Im Alltag
Nichts wird doppelt gepflegt, und die Ordnung bleibt auch außerhalb von DocFlow sichtbar.
  • Eine Pipeline

    Upload, Klassifikation, Verschlagwortung und Ablage in einem Durchlauf.

  • Zwei-Wege-Abgleich

    Google Drive und Dropbox, Änderungen sofort auf beiden Seiten.

  • Duplikate

    Werden zuverlässig erkannt.

  • Kalender

    Termine per iCal im gewohnten Kalender, mit Erinnerung.

Zwei Bildschirme der DocFlow App auf dem iPhone: Kosten der letzten zwölf Monate und die Dokumente nach Kategorien geordnet.Demoansicht

04Schützen

Datenschutz,
von Grund auf gelöst.

Datenschutz war für uns kein nachträgliches Extra, sondern das Fundament. Die Dateien liegen niemals auf unseren Servern, sondern ausschließlich in der eigenen Cloud des Nutzers. DocFlow speichert nur die Metadaten, die für Ordnung und Suche nötig sind.

Jeder sieht nur seine eigenen Daten, technisch erzwungen in der Datenbank, nicht nur in der Software.

Entscheidung im DetailDie Datei bleibt beim Nutzer
Herausforderung
Persönliche und geschäftliche Unterlagen gehören zum Sensibelsten, was es gibt. Ein weiterer Speicherort ist ein weiteres Risiko.
Entscheidung
DocFlow hält keine Dateien vor, nur Metadaten. Zugriffstokens liegen verschlüsselt in der Datenbank, jede Verbindung ist verschlüsselt.
Im Alltag
Kein Tracking, keine Werbung, kein Weiterverkauf von Daten. DSGVO-konform von Anfang an.
  • Nur in der eigenen Cloud

    Dateien liegen nie auf unseren Servern.

  • Zeilenschutz

    Row Level Security in der Datenbank, jeder sieht nur seine Daten.

  • Verschlüsselt

    Verbindungen und Zugriffstokens.

  • 30 Tage Karenz

    Gelöschte Dokumente werden danach unwiderruflich entfernt.

Ergebnis

Mehr Lebenszeit,
weniger Ablage.

Jedes Dokument, das DocFlow ablegt, wiederfindet oder erklärt, spart ein paar Minuten. Über Rechnungen, Verträge, Lohnabrechnungen und Behördenpost eines ganzen Lebens kommt so viel Zeit zusammen, die für Wichtigeres bleibt.

DocFlow verbindet, wofür ibx steht: KI, die versteht, Automatisierung, die Arbeit abnimmt, saubere Anbindung an bestehende Systeme und Datenschutz, der ernst gemeint ist. Von der Web App bis zur nativen App, alles aus einer Hand gebaut.

Die Bausteine aus DocFlow, Klassifikation, Fristerkennung und Antworten mit Quelle, setzen wir in Kundenprojekten ein, wo Dokumentenarbeit Zeit kostet.

  1. 012,5 Minuten je Dokument

    für die Ablage, die DocFlow übernimmt: erkennen, benennen, einordnen.

  2. 022 Minuten je Nachfrage

    für eine Frage zu den eigenen Unterlagen, die der Chat mit Beleg beantwortet.

  3. 032 Minuten je Suche

    für ein gesuchtes Dokument, das die Suche in normaler Sprache findet.

Porträt Uwe Hiltmann

„Ein Tool, das ich meinen Klienten mit gutem Gewissen empfehle.“

Uwe Hiltmann CEO, KI SEO SolutionAnwenderstimme von der bisherigen Fallstudie · DocFlow ansehen

Anwenderstimme„Als KI-Dozent und Strategieberater teste ich regelmäßig Tools, die versprechen, Arbeitsprozesse zu vereinfachen. DocFlow hält dieses Versprechen tatsächlich ein. Besonders aus Beraterperspektive schätze ich, dass Originaldokumente auf Wunsch in der eigenen Cloud verbleiben: ein entscheidendes Argument für KMUs, die beim Thema Datenschutz zu Recht sensibel sind. Die KI-gestützte Volltextsuche und der Chat machen das System zu mehr als einem Ablageort.“

Weitere Stimmen zu DocFlow

  • „Als Product Owner und Projektmanagerin schätze ich digitale Lösungen, die den Alltag einfacher machen, und DocFlow macht genau das. Das Tool ist mein täglicher Assistent, der dabei unterstützt, persönliche Unterlagen übersichtlich zu organisieren, wichtige Informationen schnell wiederzufinden und mehr Ordnung in meine Dokumente zu bringen. So bleibt mehr Zeit für die Dinge, die wirklich wichtig sind.“

    Porträt Ina HölzelIna HölzelTax Transformation Consulting & AI Strategy, Deloitte

  • „Es war noch nie so einfach, seine Dokumente zu sichten, zu sortieren und in Übersicht fast vollautomatisch zur Verfügung zu haben. Ich bin total begeistert von DocFlow. Einfach die Dokumente per Drag and Drop in das Programm ziehen und schon wird sortiert, Duplikate werden entdeckt, die Dokumente richtig benannt und abgelegt. Damit macht Ablage richtig Spaß.“

    Porträt Kristin DöringKristin DöringBotschafterin der Stiftung Finanzielle Bildung

  • „Was mir hier besonders gefällt, ist die Klarheit und Struktur. Man merkt sofort, dass das Thema nicht nur technisch gedacht wurde, sondern wirklich aus der Praxis kommt. Prozesse werden verständlich abgebildet und gleichzeitig so vereinfacht, dass man sie im Alltag auch wirklich nutzt. Für mich eine durchdachte Lösung, die Zeit spart, Ordnung schafft und langfristig einfach Sicherheit gibt.“

    Porträt Miriam ThieleMiriam ThieleManagerin für angewandte KI-Transformation

  • „Mit DocFlow wird aus komplexer Ablage ein intuitiver, Zeit sparender Prozess durch einen intelligenten digitalen Assistenten. Die Lösung garantiert jederzeit den vollen Überblick und ermöglicht eine fokussierte Arbeitsweise ohne organisatorischen Overhead.“

    Porträt Ghislain Djanang TchamiGhislain Djanang TchamiSenior Entwicklungsingenieur, Teamleiter, KI-Manager

  • „DocFlow nimmt mir die komplette Dokumentenablage ab. Insbesondere die automatische Benennung und Zuordnung in Ordner hilft mir dabei, mich auf das Wesentliche konzentrieren zu können.“

    Porträt Pablo AlvarezPablo AlvarezKI-Transformation für KMUs, KI-Strategie

  • „Das Produkt ist praktisch und absolut arbeitserleichternd. Die Usability ist einfach, teilweise selbsterklärend. Jedes Unternehmen sollte sich genau mit diesen Themen beschäftigen und sich Hilfe holen. Absolute Empfehlung meinerseits.“

    Porträt von Aileen Jäger, KI-Strategin und Transformationsberaterin.Aileen JägerKI-Strategin & Transformationsberaterin

Termin

Ein ähnlicher Ablauf
in Ihrem Unternehmen?

In einem 30-minütigen Erstgespräch klären wir, wo der größte Hebel liegt und wie ein erster, überschaubarer Schritt aussieht. Wählen Sie direkt hier eine freie Zeit. Sie erhalten eine Bestätigung mit Kalendereintrag und können den Termin selbst verschieben oder absagen.

Lieber schreiben? info@ibx-company.de

Wählen Sie einen Tag für Ihr telefonisches Erstgespräch (30 Minuten).

November 2026
MoDiMiDoFrSaSo
12345678910141521222829