German Legal Tech Hub

Ein System
für alles, was läuft.

Vom ersten Kontakt bis zur Buchung, vom Programm bis zur Website, vom Newsletter bis zum Brief: Das Team arbeitet in einem System, am Desktop und auf dem Handy.

Alle Referenzen
DemoSelbst testenMacBook und iPhone mit dem Hub OS des German Legal Tech Hub: auf dem MacBook die Vertriebspipeline, auf dem iPhone die Startseite mit offenen Aufgaben. Demo mit erfundenen Daten.Demo, Daten erfunden

Fallstudie · Netzwerk und Veranstaltungen

German Legal Tech HubEin Netzwerk. Ein Kongress.
Ein Betriebssystem.

Gemeinsam mit dem Team des German Legal Tech Hub haben wir das Hub OS gebaut: ein System für Vertrieb, Veranstaltungen, Kommunikation, Finanzen und Organisation beider Gesellschaften.

Betrieb
German Legal Tech Hub und German Legal Tech Summit, zwei Gesellschaften
Leistung
Konzeption und Entwicklung, gemeinsam mit dem Team des Hub
Technik
Eigene Web App mit Handyoberfläche, eigener Server und Datenbank
Stand
Seit September 2026 im Aufbau, Kernbereiche im Betrieb
Dashboard des GLT HUB OS in dunkler Darstellung mit erfundenen Beispieldaten: Einnahmen, Saldo, offene Pipeline, Rechnungen, Tickets, Website-Besucher, Handlungsbedarf, Einnahmen und Ausgaben, Pipeline je Verkaufsstrecke und nächste Termine.
Das Dashboard zeigt beim Anmelden, was ansteht: Aufgaben, Termine, Pipeline und Neuigkeiten. Ansicht aus der Demo, Daten erfunden.Demo, Daten erfunden

Der German Legal Tech Hub ist das Netzwerk hinter dem German Legal Tech Summit. Zwei Gesellschaften, ein kleines Team, ein Kongress mit Speakern, Ausstellern, Partnern und Besuchern.

Gearbeitet wurde mit gemieteten Einzelwerkzeugen für Kontakte, Vertrieb, Newsletter und Tickets, dazu einer Masterliste mit rund 1.400 Kontakten. Für den nächsten Schritt stand ein teures Lizenzpaket im Raum.

Stattdessen haben wir gemeinsam mit dem Team ein eigenes System gebaut: das Hub OS. Seit September wächst es Woche für Woche mit dem Alltag des Teams, heute sind es zwölf Bereiche mit 85 Unterseiten.

Vorher

  • Kontakte in mehreren Werkzeugen und einer Masterliste
  • Jede Anmeldung von Hand abgeglichen und per Sammelmail bestätigt
  • Angebote und Rechnungen in Word
  • Vertrieb, Newsletter und Tickets in getrennten Diensten
  • Ein teures Lizenzpaket als nächster Schritt geplant
  1. Teamverkauft, plant und organisiert am Desktop und auf dem Handy
  2. Hub OSeine Datenbasis für beide Gesellschaften
  3. ÖffentlichkeitWebsites, Newsletter, Social Media, Briefe

Angebunden Microsoft 365 und Teams · Stripe und Eventbrite · LinkedIn, Facebook, Instagram, Threads, YouTube · Canva · Briefversand · DATEV Export · KI von Anthropic

Was das Team im Hub OS freigibt, steht auf der Website, im Newsletter oder im Briefkasten. Was von außen hereinkommt, landet als Vorgang im Hub OS.

Funktionen

Was das Hub OS
alles abbildet.

Zwölf Bereiche, eine Datenbasis. Die sechs Momente darunter zeigen, wie das im Alltag aussieht.

  • CRM und Kontakte

    Firmen, Personen, Leads, Kunden und Mitglieder an einem Ort. Dubletten werden täglich gefunden, eine KI Recherche schlägt fehlende Angaben vor.

  • Vertrieb und Pipeline

    Mehrere Verkaufsbretter mit Wahrscheinlichkeiten, Deals, Matchmaking und Auswertungen. Die KI zeigt, wo das Team am Zug ist.

  • Angebot bis Rechnung

    Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung als PDF, online unterschrieben mit Zeitstempel, verschickt per Mail, Post oder als E-Rechnung.

  • Veranstaltungen

    Eine Akte je Event mit Buchungen, Programm, Hallenplan, Budget, Gästeliste, Projektplan und Statistik.

  • Speaker, Aussteller, Partner

    Einladungen und Erinnerungen auf Deutsch und Englisch, eigene Profilportale und eine Web App für Aussteller.

  • Tickets und Einlass

    Tickets der Ticketanbieter laufen zusammen, Einlass auf dem Handy, Teilnahmebescheinigung nach § 15 FAO automatisch.

  • Inhalte für die Websites

    Speaker, Programm, Aussteller, Partner, Hallenplan und Magazin des Summit kommen aus dem Hub OS, Veranstaltungen auch für die Website des Hub.

  • Newsletter und Mailings

    Eigener Versand mit Baukasten, Freigabelink, Öffnungen und Klicks. Versandlisten pflegen sich nach Regeln.

  • Social Media

    Redaktionsplan als Brett, Texte je Kanal, Posten zum Termin auf LinkedIn, Facebook, Instagram, Threads und YouTube.

  • Content und Kampagnen

    KI Assistent für Texte, Canva und eigenes Vorlagenstudio, Mediendatenbank, LinkedIn Anzeigen mit Budget.

  • Schriftverkehr und Postversand

    Briefbögen je Gesellschaft, Serienbriefe und echter Briefversand mit Druck, Kuvert und Porto, auch als Einschreiben.

  • Buchhaltung

    Eingangsrechnungen liest die KI aus. Ausgangsrechnungen, Mahnwesen, Journal, Bank und Kasse, Export für die Steuerberatung.

  • Controlling und Berichte

    Plan und Ist je Bereich und Veranstaltung, BWA, offene Posten, Summen und Salden, Liquidität für 13 Wochen.

  • Personal und Lohn

    Personalakten, Arbeitsverträge, Urlaub, Krankmeldungen, Reisekosten und Lohnunterlagen. Eigene Lohnberechnung in der Probe.

  • Projekte und Aufgaben

    Projektplan je Veranstaltung mit Fristen, To Dos mit Weitergabe. Aufgaben aus Teams Chats erkennt die KI.

  • Posteingang, Kalender, Chat

    Outlook Postfächer, Kalender und der Teams Chat direkt im System, Unterlagen aus Mails landen in der Ablage.

  • Ablage und Automationen

    Ordner je Gesellschaft mit Volltextsuche und KI Zusammenfassung. Nach jeder Veranstaltung laufen Dank, Erinnerung und Zertifikat von selbst.

  • KI fragen

    Ein Assistent, der den ganzen Bestand kennt und im Namen der Person antwortet, nur mit deren Rechten.

MacBook mit dem Matchmaking im Hub OS: Für eine Kanzlei schlägt das System passende Anbieter mit Punktwert vor.Demo, Daten erfunden

01Verkaufen

Vom ersten Kontakt
bis zur bezahlten Rechnung.

Firmen, Personen und Mitglieder liegen in einem Bestand. Jede Akte zeigt Aktivitäten, Notizen, Mails aus Outlook, Belege und Schriftverkehr. Verkauft wird auf mehreren Brettern, die Spalten und Wahrscheinlichkeiten pflegt das Team selbst.

Aus dem Deal wird ein Angebot, aus dem Angebot die Auftragsbestätigung, daraus die Rechnung. Unterschrieben wird online mit Zeitstempel, verschickt per Mail oder als Brief.

Entscheidung im DetailÜbernehmen statt neu anfangen
Herausforderung
Kontakte und Vorgänge lagen in mehreren gemieteten Werkzeugen und einer Masterliste. Niemand wollte beim Wechsel Daten oder Gewohnheiten verlieren.
Entscheidung
Die Pipeline folgt dem Aufbau, den das Team kannte. Alle Daten aus den bisherigen Werkzeugen sind übernommen, Dubletten führt das System zusammen oder vernetzt sie über den Firmenverbund.
Im Alltag
Der Vertrieb läuft seit Oktober im Hub OS, das bisherige CRM läuft aus. Eine Ampel zeigt jeden Morgen, bei welchem Deal das Team am Zug ist.
  • Dubletten und Recherche

    Doppelte Kontakte werden täglich gefunden. Die KI schlägt fehlende Angaben aus dem Netz vor und schreibt nichts selbst.

  • Matchmaking

    Wer bietet was, wer sucht was: Das System schlägt passende Kontakte im Netzwerk vor.

  • Mitglieder

    Laufzeit, Fristen und Kündigung im Blick, der Mitgliedsvertrag wird online unterschrieben.

  • Artikel und Kontingente

    Artikel auf Deutsch und Englisch mit Zeiträumen wie Early Bird, Freitickets je Buchungsoption.

02Veranstalten

Ein Kongress,
in einer Akte.

Jede Veranstaltung hat eine eigene Akte: Buchungen, Programm, Organisation, Finanzen, Website und Statistik. Im Programmplaner liegen Bühnen, Slots und Personen. Ändert sich ein Slot, bekommt der Partner automatisch Bescheid. Hallenplan, Standliste, Budget, Lieferanten und Gästeliste hängen an derselben Akte.

iPad mit dem Cockpit eines Kongresses im Hub OS: Programm, Speaker, Budget, Aussteller und Ticketverkäufe auf einen Blick.Demo, Daten erfunden
Entscheidung im DetailPortale statt Mailverkehr
Herausforderung
Speaker, Aussteller, Partner und Moderation schicken Fotos, Texte und Logos. Über Mail geht dabei leicht etwas verloren oder kommt doppelt.
Entscheidung
Jede Gruppe pflegt ihr Profil selbst in einem eigenen Portal, die Anmeldung läuft über einen Code per Mail. Aussteller bekommen eine Web App für Profil und Standgespräche, mit Mitteilungen aufs Handy.
Im Alltag
Was im Portal gepflegt und im Hub OS freigegeben ist, steht ohne weiteren Schritt auf der Website des Summit.
  • Buchungen und Einlass

    Zusagen, Absagen und Begleitpersonen, Einlass am Handy. Eigene Anmeldeseiten mit Einladung und Stornolink.

  • Teilnahmebescheinigung

    Nach der Veranstaltung geht die Bescheinigung nach § 15 FAO automatisch hinaus.

  • Online Veranstaltungen

    Alle Angemeldeten erhalten die Einladung zur Teams Besprechung, die Teilnehmerliste bleibt verborgen.

  • Tickets

    Tickets der Ticketanbieter laufen im Hub OS zusammen, mit Umsatz je Veranstaltung und Ticket im Wallet Look.

iPad mit der Steuerung der Kongress-Website im Hub OS: Freigaben, Speaker, Programm, Aussteller und Partner auf einen Blick.Demo, Daten erfunden

03Veröffentlichen

Einmal gepflegt,
überall veröffentlicht.

Die Website des Summit holt ihre Inhalte aus dem Hub OS: Speaker, Programm, Bühnen, Aussteller, Partner, Hallenplan, Themen, FAQ und das Magazin. Veröffentlicht wird nur, was freigegeben ist, auf Knopfdruck sofort. Die englische Fassung entsteht per KI.

Für Social Media plant das Team im Redaktionsplan: Texte je Kanal mit den Zeichengrenzen der Plattform, Bildzuschnitt je Kanal, Posten zum Termin. Die Veranstaltungen auf der Website des Hub kommen ebenfalls aus dem Hub OS.

Entscheidung im DetailEine Quelle für alle Kanäle
Herausforderung
Programm, Speaker und Partner ändern sich bis kurz vor dem Kongress. Jede Änderung musste an mehreren Stellen nachgezogen werden.
Entscheidung
Inhalte entstehen einmal im Hub OS und werden von dort verteilt: an die Website, in den Newsletter und in die Social Media Kanäle.
Im Alltag
Ändert sich ein Slot im Programm, steht die Änderung nach der Freigabe auf der Website, ohne dass jemand die Seite anfasst.
  • Magazin

    Artikel mit Autoren und Kategorien im Blockeditor, mit KI Hilfe beim Schreiben.

  • Social Media

    LinkedIn, Facebook, Instagram, Threads und YouTube aus einem Plan, Statistik je Beitrag.

  • Content Studio

    Canva je Gesellschaft, eigene Vorlagen und eine Mediendatenbank mit Ordnern.

  • Besucherstatistik

    Seitenaufrufe, Klicks und Verweildauer beider Websites, ohne Dienste Dritter, mit Auswertung durch die KI.

MacBook mit dem Content-Planer im Hub OS: Beiträge, Newsletter und Termine je Kanal mit Freigabe.Demo, Daten erfunden

04Erreichen

Newsletter, Mailing
und Brief aus einem Haus.

Newsletter verschickt das Hub OS selbst, das bisherige Newsletterwerkzeug ist abgeschaltet. Ein Baukasten, ein Freigabelink für das Team, eine Testmail, dann der Versand. Öffnungen und Klicks laufen zurück, Nachfassen geht mit einem Klick.

Briefe gehen über denselben Weg: Briefbogen der Gesellschaft, Textvorlage mit Platzhaltern, festgeschrieben mit Nummer. Gedruckt, kuvertiert und frankiert wird beim Dienstleister, auch als Einschreiben.

Entscheidung im DetailSelbst versenden statt mieten
Herausforderung
Für Newsletter, Mailings und Briefe gab es jeweils ein eigenes Werkzeug mit eigener Liste und eigener Lizenz.
Entscheidung
Versandlisten liegen im Hub OS und pflegen sich nach Regeln, zum Beispiel alle Speaker oder alle Aussteller. Anmeldung mit Bestätigung, Abmeldung mit einem Klick.
Im Alltag
Eine Liste, ein Absender, eine Auswertung, und keine Lizenz mehr für ein Newsletterwerkzeug.
  • Versandlisten

    Feste Listen und Regeln, mit Versandsperre je Domain.

  • Persönliche Mailings

    Einzeln über das eigene Postfach, mit Signatur.

  • Anfragen

    Anfragen von Website und Mail werden zum Vorgang, die KI entwirft die Antwort.

  • Briefversand

    Serienbriefe, Belege und Mahnungen per Post, der Status wird laufend abgefragt.

iPad mit dem Controlling im Hub OS: Umsatz, Kosten, Ergebnis und offene Posten je Bereich, dazu Umsatz und Kosten je Monat.Demo, Zahlen erfunden

05Rechnen

Buchhaltung und Controlling
im selben System.

Eingangsrechnungen kommen aus dem Postfach oder per Foto, die KI liest Beträge, Steuern und Lieferanten aus, das Team gibt frei. Ausgangsrechnungen entstehen aus dem Vertrieb, das Mahnwesen läuft im Takt. Kontoauszüge werden eingelesen und zugeordnet.

Im Controlling stehen Plan und Ist für Einnahmen, Kosten, Artikel und Veranstaltungen nebeneinander, dazu eine Liquiditätsvorschau über 13 Wochen. Für die Steuerberatung entsteht ein Paket mit Buchungsstapel im DATEV Format, Belegen und Prüfliste.

Entscheidung im DetailProbebetrieb statt Sprung
Herausforderung
Buchhaltung und Lohn vertragen keine Experimente. Fehler kosten hier Geld und Vertrauen.
Entscheidung
Finanzen laufen bis Jahresende im Probebetrieb neben den bisherigen Wegen. Verbindlich bleiben Buchhaltungssoftware und Steuerberatung, die Lohnberechnung wird mit dem Lohnbüro verglichen und nicht gespeichert.
Im Alltag
Jede Zahl lässt sich gegen das bisherige Ergebnis prüfen, bevor das Hub OS sie verbindlich übernimmt.
  • Berichte

    BWA, offene Posten, Summen und Salden als PDF und Tabelle.

  • Prüfungen

    Umsatzsteuer ID beim Bundeszentralamt prüfen, Wechselkurse der EZB, Zusammenfassende Meldung.

  • Verträge und Abos

    Laufende Verträge, Beiträge, Abos und Erstattungen an einem Ort.

  • Lohn

    Unterlagen des Lohnbüros aus Mails erkennen, Lohnsteuer und Sozialversicherung nach amtlichem Verfahren berechnen, zur Probe.

iPad mit dem persönlichen Bereich im Hub OS: Resturlaub, Überstunden, Krankmeldungen, Auslagen und Reisekosten mit Status.Demo, Daten erfunden

06Organisieren

Der Arbeitstag
beginnt im Hub OS.

Posteingang, Kalender und Teams Chat sind direkt im System, die Outlook Postfächer laufen gespiegelt mit. To Dos lassen sich zuweisen und weitergeben, Aufgaben aus Chats erkennt die KI. Unterlagen aus Mails landen von selbst in der Ablage.

Im persönlichen Bereich findet jede Person Lohnabrechnungen, Überstunden, Reisekosten und Auslagen. Urlaub und Krankmeldungen laufen über HR, Arbeitsverträge liest die KI aus.

Entscheidung im DetailMicrosoft 365 einbinden statt ersetzen
Herausforderung
Mail, Kalender und Chat liefen längst über Microsoft 365. Ein neues System durfte das nicht verdoppeln.
Entscheidung
Das Hub OS liest und schreibt über die Schnittstelle von Microsoft: Mails, Termine, Teams Chat und Besprechungen. Geplante Schritte aus dem Vertrieb stehen im Outlook Kalender der zuständigen Person.
Im Alltag
Niemand pflegt etwas doppelt, und wer unterwegs ist, hat alles auf dem Handy.
  • KI fragen

    Ein Assistent durchsucht den ganzen Bestand und antwortet im Namen der Person, nur mit deren Rechten.

  • Web App

    Auf dem Handy installierbar, mit eigener Handyoberfläche für fast jede Seite und Mitteilungen aufs Gerät.

  • Rollen und Rechte

    Rechte je Bereich und Datensatz. Der Admin kann eine Rolle simulieren, um zu sehen, was sie sieht.

  • Sicherung und Wächter

    Verschlüsselte Sicherung mit Wiederherstellung, Zustand und Sicherheit werden alle zehn Minuten geprüft.

Ergebnis

Ein System
statt vieler Werkzeuge.

In knapp sechs Wochen sind zwölf Bereiche mit 85 Unterseiten entstanden. Nach eigener Angabe gewinnt das Team rund 70 Arbeitsstunden im Monat. Durch den Verzicht auf fremde Tools und Dienstleistungen sind laut Team bisher rund 100.000 € eingespart, laufend rund 1.500 € im Monat.

In Arbeit sind ein KI Telefondienst, die eigene Lohnabrechnung, die Pflege der Website des Hub direkt aus dem Hub OS und der Abgleich mit der bisherigen Buchhaltungssoftware.

  1. 01Ein Bestand für zwei Gesellschaften

    Kontakte, Deals, Veranstaltungen und Belege liegen an einem Ort statt in mehreren Werkzeugen und einer Masterliste.

  2. 02Vom Kontakt bis zum Beleg

    Angebot, Unterschrift, Rechnung, Buchung und Bericht hängen an denselben Daten.

  3. 03Unabhängig von Lizenzen

    Das Newsletterwerkzeug ist abgeschaltet, das bisherige CRM läuft aus, das geplante Lizenzpaket entfällt.

Termin

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