Wieland Gebäudereinigung GmbH
Der ganze Betrieb
auf einer Plattform.
Geschäftsführung, Büro und Außendienst arbeiten mit demselben Stand, auf jedem Gerät. Optimierte Abläufe senken den Verwaltungsaufwand und schaffen Zeit für das Kerngeschäft.
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Demo, Daten erfundenFallstudie · Gebäudereinigung
Wieland GebäudereinigungEin Betrieb.
Ein gemeinsames System.
Eine individuelle Plattform verbindet Büro und Außendienst: von der Einsatzplanung bis zum digitalen Nachweis.
- Betrieb
- rund 150 Mitarbeitende, etwa 1.000 Kunden
- Leistung
- Konzeption, Gestaltung, Entwicklung, Anbindungen
- Technik
- Web App auf Basis von ibx Core
- Stand
- 2026, im Betrieb
Rund 150 Mitarbeitende sind jeden Tag bei etwa 1.000 Kunden im Einsatz, an immer anderen Orten.
Organisiert wurde das über Chatgruppen, Tabellen, Zettel und Telefonate. Jede Antwort kostete Zeit und Nerven. Fertige Software hatte der Geschäftsführer geprüft, dort hätte sich der Betrieb an das Programm anpassen müssen.
Gebaut haben wir deshalb eine Plattform, die genau so funktioniert, wie der Betrieb arbeitet. Kein Baukasten von der Stange: ein Ort für die Planung im Büro, dieselben Daten draußen auf dem Smartphone.
Vorher
- Einsätze und Zuständigkeiten über mehrere Kanäle verstreut
- Arbeitsstunden mühsam zusammengesucht
- Dokumente und Nachweise schwer auffindbar
- Kein Überblick über Material, Lager und Fahrzeuge
- Inventur mühsam und zeitaufwendig
- Doppelte Datenpflege, viele Softwarelizenzen
- Büroplant Einsätze, Stunden, Urlaub, Material und Buchhaltung
- Wieland Plattformeine Datenbasis
- Außendiensterledigt vor Ort am Smartphone
Angebunden Microsoft 365 · Outlook · Lexoffice
Funktionen
Was die Plattform
abbildet.
Neun Bereiche, eine Datenbasis. Die drei Momente darunter zeigen, wie das im Alltag aussieht.
Einsätze von A bis Z
Planen, Kunde und Leistung zuordnen, Team zuweisen. Status von geplant bis abgeschlossen, den Arbeitsschein unterschreibt der Kunde auf dem Smartphone.
Zeiten vom Smartphone
Stunden ohne Zettel, für Betrieb und Mitarbeitende gleich sichtbar. Info bei Monatsstunden, Klärungsfall bei Abweichungen.
Dokumente an einem Ort
Nachweise und Berichte werden automatisch abgelegt. Lohnabrechnungen und Belehrungen landen direkt im Account.
Urlaub und Auswertungen
Anträge und Freigaben digital, jeder sieht seinen Urlaubsstand. Auswertungen auf Knopfdruck.
Einsatzplanung
Passgenau auf den Betrieb zugeschnitten. Berichte und Beweisfotos je Einsatz, offene Schichten zur Bewerbung freigeben.
Microsoft 365, Outlook, Lexoffice
Dokumente in der Cloud, Einsätze im Outlook Kalender in beide Richtungen, Rechnungen ohne doppelte Pflege.
Chat und Mitteilungen
Absprachen direkt in der Plattform. Neue Einsätze, Nachrichten und Dokumente kommen aufs Gerät.
Lager und Material
Material per App anfordern, im Lager zusammenstellen und austragen. Bestand automatisch gepflegt, Warnung bei niedrigem Bestand.
Marketing und Kundenbindung
Kampagnen wie der Frühjahrsputz, Erinnerung 24 Stunden vor dem Einsatz, Reaktivierungsmail.
Demo, Daten erfunden01Planen
Das Büro plant an einem Ort.
Die komplette Einsatzplanung läuft in einem System, passgenau auf den Betrieb zugeschnitten. Einsätze werden mit Kunde, Leistung und Team angelegt und tragen einen klaren Status von geplant bis abgeschlossen. In der Wochenansicht sieht das Büro auf einen Blick, wer wann bei welchem Kunden ist.
Entscheidung im DetailRegeln statt Nachrechnen
- Herausforderung
- Stunden, Urlaub und Krankmeldungen lagen in Tabellen und Chatgruppen. Wie viele Stunden jemand hatte, wurde mühsam zusammengesucht.
- Entscheidung
- Sollstunden, Urlaub und Krankmeldungen gehören zur Person im System. Geht jemand über seine Monatsstunden, bekommt der Einsatzplaner eine Info. Passen geplante und geleistete Stunden eines Einsatzes nicht zusammen, eröffnet das System einen Klärungsfall.
- Im Alltag
- Der Geschäftsführer plant Einsätze, ohne nebenher Listen zu führen. Seine Worte: „Ich muss kaum noch mitdenken.“
- Offene Schichten
Fällt jemand kurzfristig aus, wird die Schicht für Mitarbeitende zur Bewerbung freigegeben.
- Outlook Kalender
Termine und Einsätze sind mit Outlook verbunden. Änderungen sind sofort in beide Richtungen sichtbar.
- Urlaub
Anträge und Freigaben laufen digital. Alle sehen ihren Urlaubsstand und beantragen Urlaub direkt.
02Vor Ort erledigen
Draußen erledigt jeder seinen Teil.
Auf dem Smartphone sieht das Team seine Einsätze der Woche, den Termin vom 18.06. genauso wie das Büro. Zeiten werden direkt erfasst, den Arbeitsschein unterschreibt der Kunde auf dem Handy. Absprachen laufen im Chat der Plattform statt in privaten Messengern.
„Meine Leute draußen sind dabei selbst zu halben Bürokräften geworden.“
Demo, Daten erfundenEntscheidung im DetailWeb App statt App Store
- Herausforderung
- Im Außendienst arbeiten Menschen mit sehr unterschiedlicher Technikerfahrung. Die größte Sorge vorab: Kommen alle damit zurecht?
- Entscheidung
- Eine Web App: einmal im Browser öffnen und zum Startbildschirm hinzufügen. Sie läuft auch bei wenig Empfang, mit hellem und dunklem Modus, und am Desktop für Leitung und Büro ohne Installation.
- Im Alltag
- Keine Installation, keine Freigaben über einen App Store. Nach ein paar Tagen wollte laut Geschäftsführer keiner mehr zurück zum Zettel.
- Zeiten vom Smartphone
Stunden werden ohne Zettel erfasst und sind für Betrieb und Mitarbeitende gleich sichtbar.
- Berichte und Beweisfotos
Zu jedem Einsatz lassen sich Berichte schreiben und Fotos als Nachweis hinterlegen.
- Mitteilungen
Neue Einsätze, Nachrichten und Dokumente kommen direkt aufs Gerät.
- Unterlagen unterschreiben
Belehrungen und andere Unterlagen unterschreiben Mitarbeitende auf dem Handy und senden sie zurück.
Demo, Daten erfunden03Überblick behalten
Alles im Blick, vom Lager bis zur Rechnung.
Material, Dokumente und Abrechnung hängen an denselben Daten wie die Einsätze. Mitarbeitende fordern Material in ihrer App an, im Lager wird es zusammengestellt und ausgetragen.
Der Bestand pflegt sich dabei automatisch, Soll und Ist stehen auf einen Blick. Wird ein Artikel knapp, meldet das System eine Warnung. Auswertungen entstehen auf Knopfdruck statt in Handarbeit.
Entscheidung im DetailAnbinden statt ersetzen
- Herausforderung
- Zwischen den Werkzeugen wurden Daten doppelt gepflegt, viele Softwarelizenzen kosteten Geld. Microsoft 365, Outlook und Lexoffice waren im Betrieb aber gesetzt.
- Entscheidung
- Die Plattform ersetzt die einzelnen Programme und bindet die gesetzten Werkzeuge an: Dokumente landen automatisch in der Cloud, Einsätze im Outlook Kalender, Rechnungen in Lexoffice.
- Im Alltag
- Nichts wird doppelt gepflegt. Laut Geschäftsführer sinken Verwaltungsaufwand und Softwarekosten spürbar.
- Lager und Fahrzeuge
Fahrzeuge mit Material werden separat erfasst, so ist jederzeit klar, wo sich das Material befindet. Von der Ausgabe bis zur Inventur läuft die Lagerhaltung im System.
- Dokumente an einem Ort
Nachweise, Berichte und Unterlagen werden automatisch abgelegt. Lohnabrechnungen lädt das Management direkt in den Account der Mitarbeitenden.
- Rechnungen mit Lexoffice
Rechnungen laufen ohne doppelte Pflege zusammen.
- Marketing und Kundenbindung
Kampagnen wie ein Frühjahrsputz für die Fensterreinigung. Erinnerung 24 Stunden vor dem Einsatz per SMS oder E-Mail, eine Reaktivierungsmail für Kunden, die lange nicht gebucht haben.
Ergebnis
Weniger Verwaltung.
Mehr saubere Ergebnisse.
Statt Chatgruppen, Tabellen und Zetteln gibt es heute ein Werkzeug, das den kompletten Arbeitsalltag abbildet. Das gibt Zeit für das zurück, worum es im Betrieb eigentlich geht.
- 01Ein Ort für die Planung
Einsätze mit klarem Status, Urlaub und Krankmeldungen im System statt in Chatgruppen und Tabellen.
- 02Erledigt, wo die Arbeit passiert
Zeiten, Arbeitsschein und Nachweise entstehen direkt vor Ort auf dem Smartphone.
- 03Ein System statt vieler Programme
Die einzelnen Programme sind in einer Plattform aufgegangen. Nach Aussage des Geschäftsführers sinken Verwaltungsaufwand und Softwarekosten spürbar.
„Ich habe den Kopf wieder frei für das Wesentliche.“
Kundenstimme„Mit ibx und Michel Winkler haben wir einen zuverlässigen Partner an unserer Seite. Die Ergebnisse überzeugen nicht nur optisch, sondern bringen auch echten Mehrwert für unsere täglichen Abläufe. Besonders schätzen wir die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten und viele Lösungen eigenständig zu entwickeln. Wir sind immer wieder begeistert von der schnellen Umsetzung und den durchdachten Ergebnissen.“
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