Digitales Führungszeugnis macht Einstellungen schneller

Das digitale Führungszeugnis steht Bewerberinnen und Bewerbern seit dem 1. Oktober 2026 als PDF im persönlichen BundID Konto zur Verfügung, wie die Bundesregierung zu den Neuregelungen im Oktober 2026 erläutert. Laut Bundesamt für Justiz ist es im Regelfall innerhalb weniger Stunden verfügbar und besitzt dieselbe Rechtsgültigkeit und Beweiskraft wie das Führungszeugnis auf grünem Papier. Arbeitgeber sollten festlegen, wie sie die Originaldatei empfangen, das elektronische Siegel oder den QR Code prüfen und die enthaltenen Daten anschließend schützen.

Wer kann das digitale Führungszeugnis nutzen?

Die digitale Ausgabe ist für einfache und erweiterte Führungszeugnisse für private Zwecke verfügbar. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann auch ein Europäisches Führungszeugnis digital ausgestellt werden.

Ausgenommen sind Führungszeugnisse, die direkt an eine Behörde geschickt werden. Für Arbeitgeber ist die digitale Variante deshalb vor allem relevant, wenn Bewerberinnen und Bewerber das Dokument selbst beantragen und anschließend im Einstellungsverfahren vorlegen.

Für den Online Antrag werden nach den Informationen des Bundesamts für Justiz zum Führungszeugnis folgende Voraussetzungen benötigt:

• ein Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion, ein elektronischer Aufenthaltstitel oder eine eID Karte,
• ein NFC-fähiges Smartphone zum Auslesen des Ausweises,
• ein persönliches BundID Konto,
• eine Kreditkarte für die derzeit mögliche Online Bezahlung.

Die Gebühr beträgt laut Bundesamt für Justiz weiterhin 13 Euro. Wer keine Kreditkarte oder keine geeignete elektronische Identifikation besitzt, kann den digitalen Antragsweg derzeit nicht vollständig nutzen.

Im normalen Verfahren soll die PDF innerhalb weniger Stunden bereitstehen. Bei einem Europäischen Führungszeugnis kann die Registerauskunft aus dem anderen Staat laut Bundesamt für Justiz jedoch bis zu 20 Arbeitstage dauern. Personalverantwortliche sollten diesen Unterschied bei der Planung eines Eintrittstermins berücksichtigen.

Wie prüfen Arbeitgeber das digitale Führungszeugnis?

Arbeitgeber sollten sich die ursprüngliche PDF Datei übermitteln lassen und nicht nur einen Ausdruck oder ein Bildschirmfoto akzeptieren. Die Echtheit lässt sich über das qualifizierte elektronische Siegel der Datei oder über den aufgedruckten QR Code kontrollieren.

Ein qualifiziertes elektronisches Siegel ist ein technischer Herkunftsnachweis für elektronische Dokumente. Es zeigt, von welcher Stelle die Datei stammt und ob sie nach dem Ausstellen verändert wurde. Die gesetzliche Grundlage für die elektronische Ausstellung enthält Paragraf 30d des Bundeszentralregistergesetzes.

Für den betrieblichen Ablauf bietet sich eine feste Prüfreihenfolge an:

1. Die Personalabteilung fordert die vollständige PDF Datei an.
2. Eine festgelegte Person öffnet die Datei in einem Programm, das elektronische Siegel anzeigen und prüfen kann.
3. Alternativ oder ergänzend wird der QR Code geprüft.
4. Ausstellungsdatum, Name und die für die Stelle erforderlichen Angaben werden abgeglichen.
5. Die Prüfung wird mit Datum und Namen der prüfenden Person dokumentiert.

Eine weitergeleitete Datei kann technisch unverändert sein. Trotzdem sollte der Name im Führungszeugnis mit den Bewerbungsunterlagen und einem geeigneten Identitätsnachweis abgeglichen werden. Ein bloßes Bildschirmfoto erlaubt dagegen keine verlässliche Prüfung des elektronischen Siegels.

Das Ausstellungsdatum braucht eine betriebliche Regel

Für Führungszeugnisse gibt es keine gesetzlich festgelegte Gültigkeitsdauer. Der Arbeitgeber entscheidet, welche Aktualität für die konkrete Stelle erforderlich ist, wobei üblicherweise ein höchstens drei Monate altes Dokument verlangt wird.

Diese Vorgabe sollte bereits in der Stellenbeschreibung, spätestens aber bei der Anforderung genannt werden. Eine klare Formulierung wäre: „Bitte reichen Sie ein Führungszeugnis ein, das am Tag der Vorlage nicht älter als drei Monate ist.“ So müssen Bewerber nicht auf eigene Kosten ein zweites Dokument beantragen.

Die Regel sollte sich an der Tätigkeit orientieren. Bei einer Stelle mit Kontakt zu Kindern, Jugendlichen oder besonders schutzbedürftigen Personen können andere Nachweise erforderlich sein als bei einer reinen Bürotätigkeit. Ob ein einfaches oder erweitertes Führungszeugnis verlangt werden darf oder muss, sollte das Unternehmen vor Beginn der Suche rechtlich klären.

Auch der Zeitpunkt ist wichtig. Wird das Dokument zu früh angefordert, verarbeitet das Unternehmen sensible Daten von Personen, die möglicherweise schon aus anderen Gründen ausscheiden. Wird es erst kurz vor Vertragsbeginn angefordert, kann besonders das Europäische Führungszeugnis den Einstieg um bis zu 20 Arbeitstage verzögern.

Wie wird die PDF datenschutzgerecht verarbeitet?

Auf das digitale Führungszeugnis sollten nur Beschäftigte zugreifen, die es für die Einstellung tatsächlich prüfen müssen. Empfang, Prüfung, Dokumentation und Löschung brauchen deshalb einen schriftlich festgelegten Ablauf.

Ein Führungszeugnis kann besonders sensible Angaben enthalten. Vor der Anforderung muss daher geklärt sein, auf welcher rechtlichen Grundlage das Unternehmen das Dokument verlangt und welche Informationen für die Entscheidung erforderlich sind. Maßgeblich sind unter anderem die Datenschutz Grundverordnung und die Regeln zum Beschäftigtendatenschutz im Bundesdatenschutzgesetz.

Für die Praxis sollten Unternehmen mindestens diese Punkte regeln:

• Übermittlungsweg: Nutzen Sie möglichst einen geschützten Upload oder ein abgesichertes Bewerbungsportal statt eines frei zugänglichen Sammelpostfachs.
• Zugriffsrechte: Begrenzen Sie den Zugriff auf wenige benannte Personen aus der Personalabteilung oder Geschäftsführung.
• Dokumentation: Prüfen Sie, ob ein Vermerk über Datum, Ausstellungsdatum und Ergebnis ausreicht, statt die gesamte PDF dauerhaft zu speichern.
• Aufbewahrung: Legen Sie eine begründete Frist fest. Eine pauschale, unbegrenzte Ablage in der Personalakte ist zu vermeiden.
• Löschung: Entfernen Sie nicht mehr benötigte Dateien auch aus Download Ordnern, E-Mail Postfächern und Zwischenspeichern.

Die passende Aufbewahrungsdauer hängt vom Zweck, von der Stelle und von möglichen gesetzlichen Anforderungen ab. Unternehmen sollten sie deshalb mit ihrer Datenschutzbeauftragten, ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer rechtlichen Beratung abstimmen und im Löschkonzept dokumentieren.

Ein klarer Ablauf verhindert neue Handarbeit

Der Zeitgewinn entsteht nur, wenn die PDF nicht zwischen E-Mail Postfach, Personalordner und Geschäftsführung liegen bleibt. Ein einfacher digitaler Prozess sollte Zuständigkeit, Prüfschritte, Freigabe und Löschung miteinander verbinden.

Beginnen Sie mit einem einzigen Standardfall, zum Beispiel der Einstellung einer Pflegekraft. Zeichnen Sie vom Eingang der PDF bis zur dokumentierten Freigabe jeden Schritt auf. Dabei wird sichtbar, an welcher Stelle Informationen doppelt erfasst oder Dateien unnötig weitergeleitet werden.

Bei der Digitalisierung von Abläufen und der Ablösung von Papier und Excel kann dieser Vorgang mit dem übrigen Bewerbungsprozess verbunden werden. Wenn vorhandene Personalprogramme keine geeignete Prüfung oder Dokumentation ermöglichen, kommt eine individuelle Software für den eigenen Betriebsablauf infrage.

ibx company berät kleine und mittlere Unternehmen aus Hannover und der Region bei der Planung und Umsetzung digitaler Abläufe. Dabei geht es nicht darum, ein neues Werkzeug um jeden Preis einzuführen, sondern einen nachvollziehbaren und datenschutzgerechten Prozess zu schaffen.

Wenn Sie den Umgang mit digitalen Führungszeugnissen in Ihrem Betrieb vorbereiten möchten, können wir den bestehenden Bewerbungsablauf in einem unverbindlichen Erstgespräch gemeinsam prüfen.