Forderungen digital vollstrecken ab Oktober 2026

Seit dem 1. Oktober 2026 können Unternehmen Forderungen digital vollstrecken lassen: Bei elektronischen Aufträgen wegen offener Geldforderungen dürfen auch Vollstreckungstitel, Klauseln und weitere Nachweise elektronisch übermittelt werden. Eine zusätzliche Übersendung auf Papier ist in vielen Fällen nicht mehr erforderlich. Vollständig papierlos ist das Verfahren jedoch nicht, weil der Gerichtsvollzieher bei Zweifeln weitere Unterlagen oder Originale anfordern darf.

Was ändert sich bei der digitalen Zwangsvollstreckung?

Der elektronische Vollstreckungsauftrag kann nun zusammen mit den erforderlichen Unterlagen digital eingereicht werden. Das verringert den Aufwand für Kopien, Briefversand und die parallele Bearbeitung auf Papier.

Grundlage ist das Gesetz zur weiteren Digitalisierung der Zwangsvollstreckung vom 20. Mai 2026. Es wurde als BGBl. 2026 I Nr. 152 veröffentlicht und ist in seinen wesentlichen Teilen am 1. Oktober 2026 in Kraft getreten.

Nach den Informationen der Bundesregierung zur Digitalisierung der Zwangsvollstreckung dürfen bei elektronischen Aufträgen wegen Geldforderungen nun auch Vollstreckungstitel, Vollstreckungsklauseln und weitere Nachweise elektronisch übermittelt werden. Ein Vollstreckungstitel ist die rechtliche Grundlage für den staatlichen Zugriff, zum Beispiel ein Vollstreckungsbescheid oder ein rechtskräftiges Urteil.

Für einen mittelständischen Betrieb bedeutet das nicht, dass jede offene Rechnung sofort digital vollstreckt werden kann. Die Forderung muss weiterhin vollstreckbar sein und die gesetzlichen Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Geändert wurde vor allem der Weg, auf dem Auftrag und Unterlagen zum Gerichtsvollzieher oder zum Vollstreckungsgericht gelangen.

Welche Unterlagen dürfen elektronisch übermittelt werden?

Elektronisch übermittelt werden können insbesondere der Vollstreckungstitel, die Vollstreckungsklausel und weitere erforderliche Nachweise. Die Person oder Stelle, die den Auftrag einreicht, muss die Übereinstimmung mit den Originalunterlagen bestätigen.

Laut dem Merkblatt der IHK Köln zur Zwangsvollstreckung muss der Auftraggeber in Textform erklären, dass die elektronischen Dokumente bildlich und inhaltlich mit den Originalen übereinstimmen. Zusätzlich ist zu bestätigen, dass die Forderung in der beantragten Höhe weiterhin besteht.

Diese zweite Bestätigung ist im Betriebsalltag wichtig. Zwischen dem Erlass eines Vollstreckungsbescheids und dem Auftrag an den Gerichtsvollzieher kann der Schuldner einen Teilbetrag gezahlt haben. Auch Gutschriften, Verrechnungen oder nachträgliche Vereinbarungen können den offenen Betrag verändern.

Die Buchhaltung sollte deshalb vor der Beauftragung mindestens folgende Angaben abgleichen:

• ursprüngliche Hauptforderung,
• eingegangene Teilzahlungen und Gutschriften,
• bereits berechnete Zinsen und Kosten,
• aktueller Saldo zum Tag der Antragstellung,
• Zuordnung des richtigen Vollstreckungstitels.

Originalunterlagen sollten weiterhin geordnet und kurzfristig erreichbar bleiben. Der Gerichtsvollzieher darf nach Angaben der IHK Köln bei Zweifeln zusätzliche elektronische Unterlagen oder Papierdokumente verlangen.

Wie können Betriebe Forderungen digital vollstrecken?

In der Praxis übergibt der Betrieb die geprüften Daten und Dokumente meist an eine Rechtsanwaltskanzlei oder einen registrierten Inkassodienstleister. Dieser erstellt den elektronischen Auftrag, gibt die erforderlichen Bestätigungen ab und übermittelt die Unterlagen über den vorgesehenen sicheren Weg.

Der digitale Ablauf beginnt daher nicht erst beim Versand an den Gerichtsvollzieher. Rechnungen, Mahnungen, Zahlungseingänge und Titel müssen vorher eindeutig zusammengeführt werden. Liegen diese Informationen in mehreren Ordnern, Tabellen und Postfächern, bleibt trotz elektronischer Übermittlung viel Handarbeit.

Ein sinnvoller Ablauf kann so aussehen:

1. Die Buchhaltung kennzeichnet eine fällige und weiterhin unbezahlte Forderung.
2. Der aktuelle Forderungsstand wird mit Zahlungen und Gutschriften abgeglichen.
3. Der zugehörige Vollstreckungstitel wird eindeutig zugeordnet und digital erfasst.
4. Rechtsanwalt oder Inkassodienstleister erhält Unterlagen und aktuellen Saldo.
5. Nachträgliche Zahlungen werden sofort an den Dienstleister gemeldet.
6. Status und Ergebnis fließen in die Buchhaltung zurück.

Nachträgliche Änderungen müssen laut IHK Köln unverzüglich mitgeteilt werden. Das betrifft besonders Zahlungen, die nach Erteilung des Auftrags eingehen. Ohne einen klaren Meldeweg besteht das Risiko, dass wegen eines inzwischen nicht mehr offenen Betrags weiter vollstreckt wird.

Bei der Digitalisierung von Abläufen und der Ablösung von Papier und Excel sollte deshalb nicht nur der Dokumentenversand betrachtet werden. Entscheidend ist eine verlässliche Verbindung zwischen Buchhaltung, Dokumentenablage und beauftragtem Dienstleister.

Was gilt für Pfändungen und elektronische Formulare?

Seit dem 1. Oktober 2026 ist die digitale Übermittlung auch bei Anträgen auf Pfändung und Überweisung von Geldforderungen nach § 829a der Zivilprozessordnung möglich. Ab dem 1. Januar 2027 können vorgeschriebene elektronische Vollstreckungsformulare als PDF oder als strukturierter XML Datensatz eingereicht werden.

Ein Pfändungs- und Überweisungsbeschluss kann sich zum Beispiel gegen ein Bankguthaben oder eine Forderung des Schuldners gegenüber einem Dritten richten. Ob diese Maßnahme im konkreten Fall zulässig und wirtschaftlich sinnvoll ist, sollte der beauftragte Rechtsanwalt oder Inkassodienstleister beurteilen.

XML ist ein maschinenlesbares Datenformat. Anders als bei einem reinen PDF stehen einzelne Angaben in fest definierten Datenfeldern. Das kann die automatische Übernahme von Namen, Beträgen, Aktenzeichen und Forderungsdaten erleichtern, sofern die eingesetzte Software das vorgesehene Format unterstützt.

Kanzleien und Rechtsabteilungen sollten daher prüfen, ob ihre Fachsoftware beide Einreichungswege unterstützt. Bei größeren Fallzahlen kann eine strukturierte Übergabe Fehler durch manuelles Abtippen verringern. Hinweise zur technischen Gestaltung solcher Abläufe bietet auch der Bereich Legal Tech für Kanzleien und Rechtsabteilungen.

Was sollten Unternehmen jetzt konkret prüfen?

Unternehmen sollten klären, ob ihr Rechtsanwalt oder Inkassodienstleister die neuen digitalen Möglichkeiten nutzt und welche Daten dafür benötigt werden. Ebenso wichtig sind feste Zuständigkeiten für die Prüfung des Forderungsstands und die unverzügliche Meldung neuer Zahlungen.

Ein kurzes Gespräch mit dem Dienstleister kann anhand konkreter Fragen geführt werden:

• Werden Vollstreckungstitel und Nachweise bereits elektronisch übermittelt?
• In welchem Dateiformat sollen Dokumente bereitgestellt werden?
• Wer gibt die Bestätigung zur Übereinstimmung mit dem Original ab?
• Wie wird der aktuelle Forderungsstand vor dem Versand geprüft?
• Über welchen Weg werden nachträgliche Zahlungen gemeldet?
• Ist die verwendete Software ab dem 1. Januar 2027 für PDF und XML vorbereitet?

Im eigenen Betrieb sollte außerdem festgelegt sein, wer Originaltitel verwahrt und wer auf sie zugreifen darf. Eine digitale Kopie ersetzt nicht die geordnete Aufbewahrung, solange Unterlagen nachgefordert werden können.

ibx company berät kleine und mittlere Unternehmen aus Hannover und der Region bei der Prüfung und Digitalisierung solcher Abläufe. Dabei geht es nicht um eine rechtliche Bewertung der Vollstreckung, sondern um Datenflüsse, Zuständigkeiten, Schnittstellen und eine nachvollziehbare Dokumentenablage.

Wenn Sie Ihr Forderungsmanagement technisch prüfen möchten, können Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit ibx company vereinbaren. Gemeinsam lässt sich klären, wo Papier, doppelte Eingaben oder unklare Übergaben den Ablauf heute erschweren.