E-Rechnung 2027 erfordert jetzt einen Softwaretest

Die E-Rechnung 2027 betrifft zuerst Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026. Sie müssen ab dem 1. Januar 2027 für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Alle Betriebe sollten zudem ihre Eingangsrechnungen prüfen, denn eine einfache PDF kann den Vorsteuerabzug gefährden, wenn der Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet war.

Wer muss ab 2027 eine E-Rechnung ausstellen?

Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich E-Rechnungen für inländische Umsätze zwischen Unternehmen ausstellen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres.

Das Bundesfinanzministerium hat die nächste Stufe der Umstellung in seinem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 zur E-Rechnung erläutert. Betroffen sind vor allem Rechnungen für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen, also B2B-Umsätze.

Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz erhalten ein weiteres Übergangsjahr. Sie dürfen bis zum 31. Dezember 2027 noch Papierrechnungen versenden. Eine PDF ist ebenfalls zulässig, wenn der Empfänger dieser Form zustimmt. Ab 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich auch für diese Unternehmen.

Die Übergangsregel betrifft nur den Versand. E-Rechnungen empfangen können müssen alle Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach technisch zunächst aus, sofern die eingehenden strukturierten Dateien verarbeitet und aufbewahrt werden können.

Welche Daten muss die E-Rechnung 2027 strukturiert enthalten?

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Datenteil der E-Rechnung stehen. Ein Hinweis auf einen Vertrag, ein Leistungsverzeichnis oder eine andere externe Unterlage genügt nicht.

Strukturiert bedeutet, dass die Rechnungsinformationen nicht nur sichtbar, sondern auch maschinell lesbar vorliegen. Die Buchhaltungssoftware kann die Daten dadurch automatisch erkennen und weiterverarbeiten. Eine einfache PDF stellt dagegen nur ein digitales Abbild der Rechnung bereit.

Nach den Anwendungshinweisen des Bundesfinanzministeriums gehören unter anderem Name und Anschrift der Beteiligten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag in den strukturierten Datenteil. Das gilt auch dann, wenn ergänzende Dokumente weitere Einzelheiten enthalten.

Anerkannt werden Formate, die mit der europäischen Norm EN 16931 vereinbar sind. Diese Norm legt fest, wie Rechnungsdaten technisch aufgebaut sein müssen. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD gebräuchlich. Bei ZUGFeRD enthält eine PDF zusätzlich eine eingebettete strukturierte XML-Datei.

Wann gefährdet eine PDF den Vorsteuerabzug?

Eine PDF kann problematisch sein, wenn der Lieferant bereits eine E-Rechnung ausstellen musste. Die PDF erfüllt dann nicht die vorgeschriebene Rechnungsform, auch wenn alle Angaben auf dem Dokument sichtbar sind.

Der Fragenkatalog des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung stellt klar, dass eine einfache PDF keine E-Rechnung ist. Für Rechnungsempfänger bedeutet das: Sie sollten nicht nur den Inhalt, sondern auch das Dateiformat und den strukturierten Datensatz prüfen.

Eine fehlerhafte Rechnungsform führt nicht in jedem Fall automatisch zum endgültigen Verlust des Vorsteuerabzugs. Sie schafft aber ein steuerliches Risiko. Das Finanzamt kann eine ordnungsgemäße Rechnung oder eine Korrektur verlangen. Deshalb sollte der Empfänger den Lieferanten zeitnah um eine strukturierte E-Rechnung bitten und den Vorgang dokumentieren.

Besonders relevant ist das bei regelmäßig hohen Eingangsrechnungen, etwa für Material, Maschinen, Fremdleistungen oder Bauarbeiten. Eine manuelle Sichtprüfung der PDF reicht dort künftig nicht mehr aus. Die Buchhaltung muss erkennen können, ob eine gültige XML-Datei vorhanden ist und ob die Pflichtangaben darin enthalten sind.

Wie prüfen Sie Ihre E-Rechnungssoftware vor dem Stichtag?

Testen Sie nicht nur, ob Ihre Software eine Datei erzeugt oder öffnet. Prüfen Sie mit echten Musterrechnungen, ob die strukturierten Daten vollständig, normgerecht und ohne Medienbruch in Buchhaltung und Archiv gelangen.

Ein sinnvoller Test umfasst mindestens diese Punkte:

• Ausgangsrechnung: Kann das System XRechnung oder ein zulässiges ZUGFeRD-Profil erzeugen?
• Pflichtfelder: Stehen Leistungszeitpunkt, Steuerbetrag, Steuersatz und Rechnungsnummer im strukturierten Datensatz?
• Eingangsprüfung: Erkennt die Software ungültige XML-Dateien, fehlende Pflichtangaben und reine PDFs?
• Weiterverarbeitung: Werden Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Fälligkeit korrekt in die Buchhaltung übernommen?
• Dokumentation: Bleiben Originaldatei, Prüfergebnis und eine mögliche Rechnungskorrektur nachvollziehbar gespeichert?

Lassen Sie mehrere Fälle durchlaufen. Dazu gehören eine normale Warenrechnung, eine Gutschrift, eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen und eine fehlerhafte Testdatei. Klären Sie außerdem, wer einen Lieferanten kontaktiert, wenn nur eine PDF oder ein unvollständiger Datensatz eingeht.

Wenn Rechnungen heute per E-Mail, Papier und verschiedene Portale eintreffen, sollte der Ablauf vor dem Softwarekauf geklärt werden. Eine Digitalisierung bestehender Rechnungs- und Freigabeabläufe kann dabei helfen, Papierlisten und doppelte Eingaben abzulösen. ibx company berät kleine und mittlere Unternehmen aus Hannover und der Region bei der Auswahl und Einführung solcher Abläufe.

Welche Ausnahmen und Übergangsregeln bleiben bestehen?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Für bestimmte Anzahlungsrechnungen, Schlussrechnungen und umfangreiche Bauabrechnungen gelten zudem technische Nichtbeanstandungsregelungen teilweise bis zum 30. Juni 2030.

Eine Nichtbeanstandungsregelung verschiebt nicht automatisch jede E-Rechnungspflicht. Sie betrifft bestimmte technische Schwierigkeiten bei den genannten Abrechnungsarten. Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihr konkreter Fall von den Vorgaben des BMF erfasst wird, statt die Frist pauschal bis 2030 anzusetzen.

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Umsatzgrenze prüfen, Rechnungsarten erfassen, Softwareversion feststellen und drei bis fünf Musterfälle testen. Planen Sie danach Updates, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten. So bleibt vor dem 1. Januar 2027 Zeit für Korrekturen.

Wenn Sie Ihren aktuellen Ablauf gemeinsam prüfen möchten, können Sie ein unverbindliches Erstgespräch zur E-Rechnungssoftware vereinbaren. Dabei lässt sich klären, welche Schritte tatsächlich nötig sind und was Ihre vorhandene Software bereits abdeckt.