DocFlow ist unser eigenes Produkt. Eine KI-Plattform, die persönliche Dokumente vollautomatisch erkennt, einordnet und in der eigenen Cloud des Nutzers ablegt. Wir haben sie von der ersten Idee bis zur fertigen Anwendung selbst gebaut, als installierbare Web-App und als native App für iPhone und Android. Ein Digitalisierungssystem, das sich in jedes Unternehmen integrieren lässt.
Rechnungen, Verträge, Lohnabrechnungen, Behördenpost. Wer seine Dokumente ordentlich ablegen will, sortiert, benennt und verschiebt sie von Hand. Das kostet jeden Monat Zeit, und im entscheidenden Moment findet man das gesuchte Schreiben trotzdem nicht wieder.
Dokumente sollen sich selbst verwalten. Der Nutzer lädt eine Datei hoch oder verbindet seine Cloud, den Rest übernimmt das System. Vom Erkennen über das Benennen bis zur sortierten Ablage, ohne einen einzigen manuellen Schritt. Danach lassen sich im KI-Chat Fragen zu den eigenen Dokumenten stellen, und mit der Zeit wächst daraus ein Wissensspeicher fürs Leben oder fürs Unternehmen.
Sobald ein Dokument ankommt, analysiert Google Gemini den gesamten Inhalt. DocFlow erkennt über 15 Hauptkategorien und mehr als 80 Dokumenttypen, zieht Absender, Beträge, Rechnungspositionen und Vertragsfristen heraus und legt gefundene Termine direkt als Kalendereintrag mit Erinnerung an. Ist die KI unsicher, markiert sie das Dokument zur Prüfung. Und sie lernt: Korrigiert der Nutzer eine Einordnung, fließt das in alle künftigen Entscheidungen ein.
Jedes Dokument wird von Google Gemini in durchsuchbare Vektoren umgewandelt. So findet die Suche Inhalte auch dann, wenn die exakten Wörter gar nicht im Dokument stehen. Die Frage „Wie hoch war meine letzte Gehaltserhöhung“ führt direkt zur richtigen Lohnabrechnung. Ein Chat-Assistent beantwortet Fragen zu den eigenen Unterlagen und nennt zu jeder Antwort die passenden Belege.
Upload, Klassifikation, Verschlagwortung und Ablage laufen als eine Pipeline im Hintergrund. DocFlow synchronisiert dabei in beide Richtungen mit Google Drive und Dropbox: Änderungen in der Cloud erscheinen in Echtzeit in der App, Änderungen in der App landen automatisch in der Cloud. Duplikate werden zuverlässig erkannt, leere Ordner nachts aufgeräumt, und Termine erscheinen per iCal auch im gewohnten Kalender.
Datenschutz war für uns kein nachträgliches Extra, sondern das Fundament. Die Dateien liegen deshalb niemals auf unseren Servern. Sie bleiben ausschließlich in der eigenen Cloud des Nutzers, in seinem Google Drive oder seiner Dropbox. DocFlow speichert nur die Metadaten, die für Ordnung und Suche nötig sind. Konkret heißt das:
DocFlow verbindet genau das, wofür ibx steht: KI, die versteht, Automatisierung, die Arbeit abnimmt, saubere Anbindung an bestehende Systeme und ein Datenschutz, der ernst gemeint ist. Von der Web-App bis zur nativen App, alles aus einer Hand gebaut.
Als KI-Dozent und Strategieberater teste ich regelmäßig Tools, die versprechen, Arbeitsprozesse zu vereinfachen. DocFlow hält dieses Versprechen tatsächlich ein. Besonders aus Beraterperspektive schätze ich, dass Originaldokumente auf Wunsch in der eigenen Cloud verbleiben: ein entscheidendes Argument für KMUs, die beim Thema Datenschutz zu Recht sensibel sind. Die KI-gestützte Volltextsuche und der Chat machen das System zu mehr als einem Ablageort. DocFlow wird zum aktiven Gesprächspartner für die eigenen Unterlagen. Ein Tool, das ich meinen Klienten mit gutem Gewissen empfehle.
