Für die Wieland Gebäudereinigung haben wir eine Plattform gebaut, die genau so funktioniert, wie der Betrieb arbeitet. Kein Baukasten von der Stange.
Die Organisation verteilte sich auf Chatgruppen, Tabellen, lose Zettel und Telefonate. Jede Antwort kostete Zeit und Nerven.
Die Plattform läuft als Progressive Web App. Einmal über den Browser aufrufen, zum Homescreen hinzufügen, fertig. Auf dem Smartphone für die Mitarbeiter im Einsatz, am Desktop für Leitung und Büro.
Heller und dunkler Modus, schnelle Bedienung, auch bei wenig Empfang nutzbar. Mitteilungen kommen direkt aufs Gerät, etwa bei neuen Einsätzen, Nachrichten oder Dokumenten.
Termine planen, Kunde und Leistung zuordnen, Mitarbeiter zuweisen. Jeder Einsatz hat einen klaren Status von geplant bis abgeschlossen. Der Arbeitsschein wird erstellt und vom Kunden direkt auf dem Smartphone unterschrieben.
Mitarbeiter erfassen ihre Stunden direkt vom Smartphone, ohne Umweg über Zettel. Die Stunden sind für Unternehmen und Mitarbeiter gleich sichtbar. Geht ein Mitarbeiter über seine Monatsstunden, bekommt der Einsatzplaner eine Info. Passen geplante und geleistete Stunden eines Einsatzes nicht zusammen, wird ein Klärungsfall eröffnet.
Nachweise, Berichte und Unterlagen werden automatisch abgelegt und sind jederzeit auffindbar, ganz ohne Suchen. Das Management lädt Dokumente und Lohnabrechnungen direkt in den Account des Mitarbeiters. Unterlagen wie Belehrungen unterschreiben Mitarbeiter gleich auf dem Handy und senden sie zurück.
Anträge und Freigaben laufen digital, klare Auswertungen entstehen auf Knopfdruck statt in Handarbeit. Jeder Mitarbeiter sieht seinen Urlaubsstand jederzeit und kann Urlaub direkt beantragen.
Die komplette Planung in einem System, passgenau auf den Betrieb zugeschnitten statt Baukasten von der Stange. Zu jedem Einsatz lassen sich Berichte schreiben und Beweisfotos hinterlegen. Fällt jemand kurzfristig aus, lassen sich offene Schichten für Mitarbeiter zur Bewerbung freigeben.
Angebunden an Microsoft 365 und Lexoffice. Dokumente werden automatisch in der Cloud abgelegt, Rechnungen laufen ohne doppelte Pflege zusammen. Termine und Einsätze sind mit dem Outlook Kalender verbunden, Änderungen sind sofort in beide Richtungen sichtbar.
Team und Leitung tauschen sich direkt in der Plattform aus. Nachrichten landen dort, wo der Einsatz läuft, ohne separate Chatgruppen.
Mitarbeiter fordern Material direkt in ihrer App an. Bestände sind in Echtzeit sichtbar, Soll und Ist auf einen Blick. Fahrzeuge mit Material werden separat erfasst, so ist jederzeit klar, wo sich das Material gerade befindet. Die komplette Lagerhaltung läuft im System, von der Materialausgabe bis zur Inventur.
Kampagnen planen, etwa einen Frühjahrsputz für die Fensterreinigung. Kunden werden 24 Stunden vor dem Einsatz per SMS oder E-Mail erinnert. Wer lange nicht gebucht hat, bekommt automatisch eine Reaktivierungsmail.
Statt Chatgruppen, Tabellen und Zetteln gibt es heute ein Werkzeug, das den kompletten Arbeitsalltag abbildet. Das senkt Verwaltungsaufwand und Softwarekosten spürbar und gibt Zeit für das zurück, worum es geht: saubere Ergebnisse.
Mit ibx und Michel Winkler haben wir einen zuverlässigen Partner an unserer Seite. Die Ergebnisse überzeugen nicht nur optisch, sondern bringen auch echten Mehrwert für unsere täglichen Abläufe. Besonders schätzen wir die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten und viele Lösungen eigenständig zu entwickeln. Wir sind immer wieder begeistert von der schnellen Umsetzung und den durchdachten Ergebnissen.
