Öffentliche Aufträge für KMU werden ab Juli 2026 leichter

Öffentliche Aufträge für KMU sind beim Bund seit dem 1. Juli 2026 leichter erreichbar: Bundesbehörden dürfen Lieferungen und Dienstleistungen bis zu einem Nettoauftragswert von 50.000 Euro direkt vergeben. Laut Bundesregierung ist dafür kein förmliches Vergabeverfahren mit mehreren Bietern erforderlich. Ein Anspruch auf einen Auftrag entsteht dadurch nicht, denn die Behörde entscheidet weiterhin, welches geeignete Unternehmen sie anspricht.

Was ändert sich durch das Vergabebeschleunigungsgesetz?

Das Gesetz verkürzt Verfahren des Bundes und reduziert Nachweise. Für kleinere Unternehmen sinkt damit der Aufwand, der bislang manche Bewerbung unwirtschaftlich machte.

Seit dem 1. Juli 2026 gelten für Lieferungen und Dienstleistungen des Bundes zwei wichtige Wertgrenzen. Bis 50.000 Euro netto ist ein Direktauftrag möglich. Bis 100.000 Euro netto darf der Bund eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchführen, wie das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie erläutert.

Bei einer Verhandlungsvergabe spricht die Vergabestelle geeignete Unternehmen an und verhandelt mit ihnen über das Angebot. Ein vorgeschaltetes offenes Bewerbungsverfahren entfällt. Das ist weniger aufwendig als eine öffentliche Ausschreibung, bleibt aber ein geregeltes Vergabeverfahren.

Nach Angaben der Bundesregierung werden zudem Eigenerklärungen gestärkt. Dabei bestätigt ein Unternehmen zunächst selbst, dass es bestimmte Voraussetzungen erfüllt. Weitere Belege können je nach Auftrag trotzdem verlangt werden.

Auch Rahmenvereinbarungen sollen schneller nutzbar werden. Laut Bundesministerium für Wirtschaft und Energie entfällt die bisherige Informations- und Wartepflicht von 15 Tagen.

Welche öffentlichen Aufträge für KMU kommen infrage?

Interessant sind regelmäßig benötigte Leistungen, die eine Bundesbehörde regional oder für einzelne Standorte einkauft. Dazu zählen etwa Reinigung, Wartung, Reparaturen, Zeitarbeit, Büroausstattung, Transport und kleinere Softwareleistungen.

Ein Gebäudereiniger könnte zum Beispiel die Unterhaltsreinigung einer Außenstelle übernehmen. Ein Elektrofachbetrieb könnte Beleuchtung erneuern. Ein Händler könnte Büromöbel oder Verbrauchsmaterial liefern. Entscheidend ist jeweils der geschätzte Nettoauftragswert, also der Wert ohne Umsatzsteuer.

Die neue Grenze macht aus einem Auftrag jedoch keinen automatischen Zuschlag. Eine Vergabestelle muss wissen, dass Ihr Betrieb die Leistung anbietet, zuverlässig erreichbar ist und die Anforderungen erfüllen kann. Gerade bei Direktaufträgen wird deshalb die Sichtbarkeit bei passenden Beschaffungsstellen wichtiger.

Wie wird ein Betrieb bei Bundesbehörden als Anbieter bekannt?

Erstellen Sie ein kurzes und konkretes Leistungsprofil und sprechen Sie passende Beschaffungsstellen gezielt an. Die Behörde sollte innerhalb weniger Minuten erkennen können, was Sie liefern, in welchem Gebiet Sie arbeiten und welche Kapazitäten verfügbar sind.

Ein brauchbares Leistungsprofil umfasst höchstens zwei Seiten und nennt:

• Leistungen und mögliche Auftragsgrößen
• Einsatzgebiet und Reaktionszeiten
• Ansprechperson mit direkter Telefonnummer
• zwei oder drei vergleichbare Referenzen
• Zertifikate, Zulassungen und Versicherungen, soweit relevant
• Hinweise zu kurzfristig verfügbaren Kapazitäten

Suchen Sie dann nach Bundesbehörden, Bundesämtern, Bundesanstalten und Außenstellen, die Ihre Leistung benötigen könnten. Eine Gebäudereinigung aus Hannover muss nicht jede Bundesbehörde in Deutschland ansprechen. Sinnvoller ist eine Liste mit regional erreichbaren Standorten und den dort zuständigen Beschaffungsstellen.

Die eigene Internetseite sollte dieselben Leistungen klar benennen. Allgemeine Aussagen wie umfassender Service helfen einer Beschaffungsstelle wenig. Konkrete Angaben zu Einsatzorten, Leistungsumfang und Referenzen sind nützlicher. Unterstützung bei einer solchen Positionierung bietet die strukturierte Darstellung von Leistungen und Referenzen für neue Anfragen.

Welche Rolle spielt die elektronische Vergabe?

Auch vereinfachte Verfahren werden zunehmend digital vorbereitet und abgewickelt. Unternehmen sollten deshalb auf der Vergabeplattform des Bundes arbeitsfähig sein und Unterlagen kurzfristig elektronisch bereitstellen können.

Nach Angaben des Beschaffungsamts des Bundesministeriums des Innern arbeiten bereits mehr als 600 Vergabestellen vollständig digital auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes. Dort können Unternehmen Bekanntmachungen suchen, Vergabeunterlagen abrufen und elektronische Angebote abgeben.

Ein Konto auf der Plattform allein führt allerdings nicht zu Direktaufträgen. Es schafft die technische Voraussetzung für veröffentlichte Verfahren. Bei direkten Anfragen der Behörde müssen Angebot, Eigenerklärungen und ergänzende Dokumente ebenfalls schnell auffindbar sein.

Legen Sie deshalb einen digitalen Vergabeordner an. Er kann Handelsregisterauszug, Versicherungsnachweis, Referenzen, Zertifikate, Preisgrundlagen und vorbereitete Unternehmensangaben enthalten. Welche Dokumente tatsächlich notwendig sind, hängt vom einzelnen Auftrag ab.

Wenn solche Unterlagen noch in Papierordnern, E-Mails und verschiedenen Excel Dateien liegen, kann eine Digitalisierung wiederkehrender Abläufe und Dokumente die Bearbeitung vereinfachen.

Gilt die Grenze von 50.000 Euro auch für Länder und Kommunen?

Nein, die Wertgrenze von 50.000 Euro betrifft Direktaufträge des Bundes. Bundesländer und Kommunen können eigene Wertgrenzen und Verfahrensregeln festlegen.

Ein Handwerksbetrieb sollte deshalb bei einer Stadtverwaltung, einem Landkreis und einer Bundesbehörde nicht automatisch von denselben Grenzen ausgehen. Maßgeblich sind der konkrete Auftraggeber, das anwendbare Vergaberecht und der geschätzte Auftragswert.

Größere Aufträge bleiben für KMU ebenfalls relevant. Der Grundsatz der Aufteilung in Fachlose und Teillose gilt weiter. Ein Fachlos trennt unterschiedliche Gewerke, ein Teillos teilt eine größere gleichartige Leistung in kleinere Mengen oder Gebiete.

Nach dem Zwischenbericht der Bundesregierung zur Modernisierung erwarten Bundesregierung und Wirtschaft durch die Änderungen eine jährliche Entlastung von fast 380 Millionen Euro. Davon entfallen rund 100 Millionen Euro auf Unternehmen und etwa 280 Millionen Euro auf die Verwaltung.

Wie bereiten Sie Ihren Betrieb konkret vor?

Beginnen Sie mit einem überschaubaren Arbeitsplan für die nächsten vier Wochen. Ziel ist nicht, jede Ausschreibung zu verfolgen, sondern für passende Behörden auffindbar und kurzfristig angebotsfähig zu werden.

1. Benennen Sie drei bis fünf Leistungen, die sich für öffentliche Auftraggeber eignen.
2. Erstellen Sie eine Liste regional erreichbarer Bundesstellen und ihrer Beschaffungskontakte.
3. Registrieren Sie sich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes und testen Sie die Suche.
4. Bereiten Sie Leistungsprofil, Referenzen und häufig benötigte Nachweise digital vor.
5. Legen Sie intern fest, wer Anfragen prüft und innerhalb welcher Frist geantwortet wird.
6. Kontrollieren Sie monatlich, welche Bekanntmachungen und Kontakte zu Ihrem Betrieb passen.

Dokumentieren Sie Kontakte und Rückmeldungen in einer einfachen Tabelle oder in Ihrer Kundensoftware. So erkennen Sie nach einigen Monaten, welche Behörden tatsächlich Bedarf haben und welche Leistungen nachgefragt werden.

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