Einen Betriebsarzt per E-Mail zu bestellen, soll künftig rechtlich ausreichen. Dasselbe ist für Fachkräfte für Arbeitssicherheit und die Übertragung bestimmter Arbeitgeberpflichten im Arbeitsschutz vorgesehen. Am 17. September 2026 ist die Änderung noch nicht beschlossen, die erste Lesung im Bundestag ist für den 24. September 2026 geplant.

Ist der Betriebsarzt per E-Mail schon rechtswirksam bestellt?

Nein, der Regierungsentwurf befindet sich noch im Gesetzgebungsverfahren. Unternehmen sollten bis zum Inkrafttreten weiterhin die heute vorgeschriebene Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift verwenden.

Der Regierungsentwurf mit der Bundestags Drucksache 21/7870 wurde am 7. September 2026 vorgelegt. Laut der Gesetzesbegründung soll für die Bestellung von Betriebsärztinnen und Betriebsärzten künftig die Textform genügen. Als konkretes Beispiel nennt die Begründung eine E-Mail.

Textform bedeutet vereinfacht: Die Erklärung muss lesbar sein und erkennen lassen, wer sie abgegeben hat. Eine eigenhändige Unterschrift auf Papier ist nicht erforderlich. Die E-Mail sollte trotzdem eindeutig formuliert und dauerhaft gespeichert werden.

Der Deutsche Bundestag führt die erste Lesung für den 24. September 2026 auf. Im weiteren Verfahren können sich Inhalte, Formulierungen und Termine noch ändern.

Welche Arbeitsschutzaufgaben sollen digital übertragen werden können?

Der Entwurf betrifft drei wichtige Vorgänge: die Bestellung von Betriebsärzten, die Bestellung von Fachkräften für Arbeitssicherheit und die Übertragung von Arbeitgeberpflichten nach § 13 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz. Für diese Vorgänge soll Textform statt Schriftform ausreichen.

Betriebsärzte beraten den Arbeitgeber und die Beschäftigten zu arbeitsmedizinischen Fragen. Fachkräfte für Arbeitssicherheit unterstützen unter anderem bei Gefährdungsbeurteilungen, Arbeitsmitteln und der Gestaltung sicherer Arbeitsplätze. Für beide Rollen ist derzeit grundsätzlich ein schriftliches Bestellungsdokument vorgesehen.

Zusätzlich soll § 13 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz geändert werden. Danach kann ein Arbeitgeber zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen, bestimmte Arbeitsschutzpflichten in eigener Verantwortung wahrzunehmen. Künftig soll auch dafür eine lesbare digitale Erklärung ohne Papierunterschrift genügen.

Diese Übertragung ist nicht automatisch dasselbe wie die Bestellung eines Sicherheitsbeauftragten. Unternehmen sollten deshalb im Dokument genau benennen, welche Rolle, Aufgaben und Befugnisse eine Person erhält. Allgemeine Formulierungen wie „zuständig für den Arbeitsschutz“ schaffen unnötige Unklarheit.

Was bringt die digitale Bestellung Betrieben mit mehreren Einsatzorten?

Digitale Bestellungen lassen sich schneller versenden, zentral ablegen und mehreren Standorten zuordnen. Das ist besonders hilfreich, wenn Beschäftigte häufig den Einsatzort wechseln oder verantwortliche Personen nicht am Verwaltungssitz arbeiten.

Ein Gebäudereinigungsbetrieb kann beispielsweise eine verantwortliche Objektleitung per E-Mail mit klar abgegrenzten Arbeitsschutzpflichten beauftragen. Ein Pflegedienst kann die Bestellung seiner Fachkraft für Arbeitssicherheit zentral in der digitalen Personalakte dokumentieren. Im Handwerk lassen sich Zuständigkeiten für Baustellen nach Betrieb, Zeitraum und Einsatzort ablegen.

Der Entwurf erleichtert außerdem die Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber. Behörden sollen Unterlagen zur Abstimmung von Schutzmaßnahmen bei gemeinsam eingesetzten Beschäftigten verschiedener Unternehmen auch elektronisch anfordern können. Das kann etwa eine Baustelle betreffen, auf der ein Bauunternehmen, ein Elektrofachbetrieb und ein Zeitarbeitsunternehmen gleichzeitig Personal einsetzen.

Eine E-Mail allein ersetzt allerdings keinen geordneten Prozess. Wenn Zuständigkeiten wechseln, muss erkennbar bleiben, welche Bestellung aktuell ist, wann sie begonnen hat und ob sie später widerrufen oder ersetzt wurde. Betriebe benötigen daher eine nachvollziehbare Ablage und klare Zugriffsrechte.

Wie bereiten Unternehmen einen digitalen Bestellprozess vor?

Unternehmen können schon vor dem Inkrafttreten festlegen, welche Angaben eine digitale Bestellung enthalten und wo sie gespeichert werden soll. Die tatsächliche Umstellung sollte aber erst erfolgen, wenn das Gesetz verkündet wurde und die Änderung gilt.

Eine praxistaugliche Vorlage sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

Für die Ablage kommen eine digitale Personalakte, ein Dokumentenmanagementsystem oder eine betriebliche Anwendung infrage. Wichtig sind eine geordnete Versionierung, geregelte Zugriffe und eine Suchmöglichkeit nach Person, Standort und Gültigkeitszeitraum. Ein unstrukturierter E-Mail-Ordner reicht bei mehreren Standorten meist nicht aus.

Bei der Digitalisierung von Abläufen und der Ablösung von Papier und Excel sollte der Arbeitsschutzprozess gemeinsam mit Personalverwaltung und Datenschutz betrachtet werden. Enthalten vorhandene Systeme keine passende Funktion, kann eine individuelle Anwendung für betriebliche Freigaben und Nachweise sinnvoll sein. ibx company berät kleine und mittlere Unternehmen aus Hannover und der Region bei der Auswahl und Umsetzung solcher Abläufe.

Wann tritt die Änderung in Kraft?

Ein festes Datum steht noch nicht fest. Nach dem Regierungsentwurf sollen die Arbeitsschutzänderungen am ersten Tag des Quartals in Kraft treten, das auf die Verkündung des Gesetzes folgt.

Würde das Gesetz beispielsweise im November verkündet, wäre der vorgesehene Termin der 1. Januar des folgenden Jahres. Bei einer Verkündung im Februar wäre es der 1. April. Dieses Schema ergibt sich aus dem Entwurf, setzt aber voraus, dass die betreffende Regelung im weiteren Verfahren unverändert bleibt.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales beschreibt den Entwurf als Maßnahme zur Digitalisierung und zum Bürokratieabbau. Laut Bundestags Drucksache soll der Gesamtentwurf die deutsche Wirtschaft um rund 11 Millionen Euro Bürokratiekosten pro Jahr entlasten und keine neuen Informationspflichten schaffen. Die Summe bezieht sich auf das gesamte Gesetzespaket, nicht nur auf digitale Bestellungen im Arbeitsschutz.

Bis zum Abschluss des Verfahrens sollten Unternehmen bestehende Papierprozesse nicht vorschnell abschaffen. Sinnvoll ist es, Vorlagen, Zuständigkeiten und Ablageorte jetzt zu prüfen und die Umstellung nach der Verkündung gezielt vorzunehmen.

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Häufige Fragen

Welche Angaben gehören in eine digitale Arbeitsschutzbeauftragung?

Die Erklärung sollte Person, Rolle, Aufgaben, Befugnisse, betroffene Standorte und den Beginn der Beauftragung eindeutig nennen. Auch der Absender und seine Funktion müssen erkennbar sein. Anlagen wie Stellenbeschreibungen oder Qualifikationsnachweise sollten eindeutig zugeordnet werden.

Müssen bestehende Bestellungen auf Papier später neu erstellt werden?

Der Gesetzentwurf verlangt nach den vorliegenden Angaben keine erneute Ausstellung bestehender wirksamer Bestellungen. Papierdokumente sollten weiterhin entsprechend den betrieblichen Aufbewahrungsregeln abgelegt bleiben. Eine digitale Kopie kann die Suche erleichtern, ersetzt aber nicht automatisch das Original.

Reicht eine Nachricht über einen Messenger für die Bestellung aus?

Der Entwurf nennt eine E-Mail als Beispiel für die Textform. Bei Messengern können Nachweisbarkeit, dauerhafte Speicherung und die eindeutige Zuordnung zum Absender schwieriger sein. Für betriebliche Prozesse ist deshalb eine E-Mail oder ein dokumentiertes Freigabesystem meist besser nachvollziehbar.

Darf das Papierverfahren nach der ersten Lesung abgeschafft werden?

Nein. Eine erste Lesung ändert die geltende Rechtslage noch nicht. Maßgeblich sind der Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens, die Verkündung und der im Gesetz bestimmte Zeitpunkt des Inkrafttretens.