Personalaufgaben sicher delegieren können Unternehmen mit der neuen Rollen- und Rechteverwaltung im Arbeitgeberportal der Bundesagentur für Arbeit. Mitarbeitende, einzelne Standorte und externe Dienstleister erhalten nur die Fachrollen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Jede berechtigte Person braucht ein eigenes Konto und muss die verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen.

Was ändert sich bei den Zugriffsrechten im Arbeitgeberportal?

Unternehmen können Aufgaben jetzt genauer verteilen, ohne allen Beteiligten umfassende Administrationsrechte zu geben. Neben zwei administrativen Rollen stehen dafür acht Fachrollen bereit.

Die Bundesagentur für Arbeit informierte am 12. August 2026 über die verbesserte Rollen- und Rechteverwaltung im Arbeitgeberportal. Die beiden administrativen Rollen heißen Unternehmens-Admin und Gruppen-Admin.

Der Unternehmens-Admin verwaltet die Berechtigungen auf Ebene des gesamten Unternehmens. Ein Gruppen-Admin ist dagegen für eine abgegrenzte Gruppe zuständig, zum Beispiel für eine Niederlassung, eine Abteilung oder einen Geschäftsbereich.

Zusätzlich gibt es acht Fachrollen:

Eine Person darf mehrere Fachrollen erhalten. Jede Rolle kann außerdem beliebig oft vergeben werden. So können beispielsweise zwei Beschäftigte der Personalabteilung die Personalsuche bearbeiten, während nur die Lohnbuchhaltung Zugriff auf das Kurzarbeitergeld erhält.

Wie lassen sich Personalaufgaben sicher delegieren?

Ordnen Sie jede Rolle einer konkreten Aufgabe zu und vergeben Sie nur die dafür erforderlichen Rechte. So bleibt nachvollziehbar, wer Stellen veröffentlicht, Förderleistungen beantragt oder Angaben zu ausländischen Beschäftigten bearbeitet.

Ein Betrieb mit drei Niederlassungen kann für jeden Standort eine eigene Gruppe anlegen. Die jeweilige Standortleitung erhält die Rolle Gruppen-Admin und verwaltet die dort zuständigen Personen. Die zentrale Personalabteilung kann gleichzeitig Fachrollen für alle Standorte übernehmen, sofern dies zur internen Organisation passt.

Auch eine Aufteilung nach Abteilungen ist möglich. Die Personalgewinnung erhält beispielsweise die Rollen Personalsuche und Personalmarketing. Die Entgeltabrechnung bekommt Kurzarbeitergeld und Lohnkostenzuschüsse. Eine für internationale Beschäftigte zuständige Person erhält die passende Fachrolle für ausländische Beschäftigte.

Vor der Einrichtung lohnt sich eine einfache Tabelle mit vier Spalten:

  1. Name der berechtigten Person
  2. Standort oder Abteilung
  3. benötigte Fachrolle
  4. verantwortliche Person für Prüfung und Entzug

Diese Übersicht verhindert nicht automatisch eine falsche Vergabe. Sie erleichtert aber regelmäßige Kontrollen. Wenn Rollen und weitere digitale Abläufe bisher uneinheitlich organisiert sind, unterstützt eine strukturierte Digitalisierung von Abläufen beim Ablösen von Papierlisten und einzelnen Excel Dateien.

Wie werden Steuerkanzleien und andere Dienstleister eingebunden?

Steuerberatungen, Kanzleien und andere externe Dienstleister können gezielt einzelne Fachrollen erhalten. Vollständige Administrationsrechte sind dafür nicht erforderlich.

Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn eine Steuerkanzlei das Kurzarbeitergeld bearbeitet, aber keinen Zugriff auf Personalsuche oder Personalmarketing benötigt. Eine externe Personalvermittlung kann dagegen die Rolle Personalsuche erhalten, ohne Förderanträge oder Entlassungsanzeigen bearbeiten zu können.

Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit lassen sich Konten von Bevollmächtigten gezielter verwalten. Bereits vor dem 20. Juli 2026 registrierte Bevollmächtigte erhalten automatisch die Rolle „Personalsuche“ und behalten ihren bisherigen Zugriff.

Unternehmen sollten diesen automatisch übernommenen Zugriff trotzdem prüfen. Entscheidend ist, ob die Bevollmächtigung noch besteht und die Person die Aufgabe weiterhin ausführt. Endet die Zusammenarbeit mit einer Kanzlei oder einem Dienstleister, sollte die zuständige Administration den Zugang zeitnah entziehen.

Welche Anmeldung und Absicherung sind erforderlich?

Jede berechtigte Person benötigt ein eigenes Konto. Gemeinsam verwendete Zugänge passen nicht zu einer personenbezogenen Rechtevergabe und erschweren die Kontrolle.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verpflichtend. Sie ergänzt das Passwort oder die normale Anmeldung um einen zweiten Nachweis. Laut Bundesagentur für Arbeit stehen dafür BundID, Passkey, BA-Secure-App beziehungsweise TOTP oder das Unternehmenskonto zur Verfügung.

Ein Passkey ist ein digitaler Anmeldeschlüssel, der auf einem Gerät gespeichert wird. TOTP bezeichnet einen zeitlich begrenzten Einmalcode, der von einer geeigneten App erzeugt wird. Eine Übersicht der Zugänge und angebotenen Verfahren stellt die Bundesagentur für Arbeit auf der Seite eServices für Unternehmen bereit.

Für die betriebliche Einführung sollten Sie festlegen, welches Anmeldeverfahren genutzt wird und wer bei einem Gerätewechsel unterstützt. Außerdem braucht es einen geregelten Ablauf für Eintritte, interne Wechsel und Austritte. Ein neues Smartphone oder das Ausscheiden einer Beschäftigten darf nicht dazu führen, dass Zugänge dauerhaft unkontrolliert bleiben.

Wie führen KMU die neue Rechteverwaltung sinnvoll ein?

Beginnen Sie mit den tatsächlich genutzten Online-Diensten und nicht mit allen theoretisch möglichen Rollen. Prüfen Sie anschließend mindestens bei personellen Änderungen, ob die vergebenen Rechte noch benötigt werden.

Für die Einführung bietet sich dieses Vorgehen an:

  1. Alle bisherigen Nutzerinnen, Nutzer und Bevollmächtigten erfassen.
  2. Standorte, Abteilungen oder Geschäftsbereiche als Gruppen festlegen.
  3. Unternehmens-Admin und benötigte Gruppen-Admins bestimmen.
  4. Fachrollen nach konkreten Aufgaben vergeben.
  5. Eigene Konten und Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.
  6. Automatisch übernommene Personalsuche-Rechte kontrollieren.
  7. Eine regelmäßige Prüfung der Berechtigungen terminieren.

Besonders wichtig ist die Trennung zwischen Administration und Facharbeit. Wer Stellen sucht, muss nicht automatisch Rechte verwalten dürfen. Umgekehrt benötigt ein Gruppen-Admin nicht zwingend jede Fachrolle.

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Häufige Fragen

Was sollte ein Unternehmen tun, wenn eine berechtigte Person ausscheidet?

Der zuständige Unternehmens-Admin oder Gruppen-Admin sollte die nicht mehr benötigten Rechte zeitnah entziehen. Zusätzlich empfiehlt sich eine feste Austrittscheckliste, in der das Arbeitgeberportal neben E-Mail, Zeiterfassung und weiteren Geschäftssystemen aufgeführt ist.

Darf ein Team ein gemeinsames Konto für das Arbeitgeberportal verwenden?

Nein, für die neue Rechteverwaltung benötigt jede berechtigte Person ein eigenes Konto. Nur so lassen sich Fachrollen persönlich zuordnen und bei einem Aufgabenwechsel oder Austritt gezielt ändern.

Welches Verfahren eignet sich für die Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Die Bundesagentur für Arbeit unterstützt BundID, Passkey, BA-Secure-App beziehungsweise TOTP und das Unternehmenskonto. Welches Verfahren passt, hängt von den vorhandenen Geräten und internen Vorgaben ab. Unternehmen sollten ein einheitliches Verfahren und eine Vertretung für Gerätewechsel festlegen.

Müssen ältere Bevollmächtigungen neu eingerichtet werden?

Bevollmächtigte, die bereits vor dem 20. Juli 2026 registriert waren, erhalten automatisch die Fachrolle Personalsuche und behalten ihren bisherigen Zugriff. Unternehmen sollten trotzdem prüfen, ob die Bevollmächtigung noch aktuell ist und weitere oder weniger Rechte benötigt werden.