Digitale Entgeltunterlagen werden ab dem 1. Januar 2027 für Arbeitgeber mit Beschäftigten verbindlich. Die bis zum 31. Dezember 2026 möglichen Befreiungen entfallen. Unternehmen sollten deshalb festlegen, wie Personalunterlagen digital eingehen, Beschäftigten zugeordnet, sicher aufbewahrt und bei einer Betriebsprüfung bereitgestellt werden.

Was ändert sich bei digitalen Entgeltunterlagen ab 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 können Arbeitgeber begleitende Entgeltunterlagen nicht mehr aufgrund einer Befreiung ausschließlich auf Papier führen. Das gilt auch dann, wenn eine Steuerkanzlei die laufende Lohnabrechnung übernimmt.

Die Übergangsregelung endet laut Beitragsverfahrensverordnung am 31. Dezember 2026. Bestehende Befreiungen verschieben die Umstellung daher nicht über diesen Termin hinaus.

Digitale Entgeltunterlagen und die elektronische Betriebsprüfung sind zwei zusammenhängende, aber unterschiedliche Themen. Die Entgeltunterlagen bilden die digitale Personalakte für die Sozialversicherungsprüfung. Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung, kurz euBP, werden strukturierte Daten aus der Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung an die Deutsche Rentenversicherung übertragen.

Betroffen sind sämtliche Beschäftigte. Dazu gehören grundsätzlich auch Minijobber und kurzfristig Beschäftigte. Ein kleiner Betrieb mit zwei Vollzeitkräften und einer Aushilfe muss die Vorgaben ebenso beachten wie ein Unternehmen mit 100 Beschäftigten.

Welche digitalen Entgeltunterlagen müssen Unternehmen führen?

Digital aufzubewahren sind die Unterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung und die Beitragsberechnung wichtig sind. Welche Dokumente erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis ab.

Nach Paragraf 8 der Beitragsverfahrensverordnung gehören dazu unter anderem:

Die Liste ist nicht für jeden Betrieb gleich. Bei einem Minijob können etwa Angaben zu weiteren Beschäftigungen entscheidend sein. Bei ausländischen Beschäftigten können zusätzliche Nachweise zur Beschäftigungsberechtigung erforderlich werden.

In der Praxis sollten Sie für jede beschäftigte Person eine eindeutige digitale Zuordnung vorsehen. Geeignet sind zum Beispiel Personalnummer, Dokumentart und Eingangsdatum. Eine Datei mit dem Namen „Scan neu 3“ lässt sich bei einer Prüfung kaum zuverlässig zuordnen.

Wann müssen Papieroriginale weiterhin aufbewahrt werden?

Auf Papier eingehende Entgeltunterlagen müssen in ein elektronisches Format umgewandelt werden. Das Papier darf jedoch nicht automatisch direkt nach dem Scannen vernichtet werden.

Nach Paragraf 9 der Beitragsverfahrensverordnung sind umgewandelte Papierunterlagen mindestens bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung im Original aufzubewahren. Bestandskräftig bedeutet, dass das Prüfungsergebnis nicht mehr mit einem regulären Rechtsbehelf angegriffen werden kann.

Besondere Vorsicht ist bei Dokumenten geboten, für die eine Unterschrift vorgeschrieben ist. Nach den Hinweisen der Deutschen Rentenversicherung ersetzt ein einfacher Scan das unterschriebene Original nicht in jedem Fall. Fehlt eine geeignete elektronische Signatur, sollte das Papieroriginal zusätzlich erhalten bleiben.

Unternehmen benötigen deshalb zwei klare Regeln: Welche Dokumente werden nur digital geführt und welche Originale bleiben zusätzlich im Archiv? Die Entscheidung sollte nach Dokumentart festgelegt werden und nicht davon abhängen, wer gerade einen Beleg bearbeitet.

Wie funktioniert die elektronische Betriebsprüfung ab 2027?

Bei der euBP übermittelt der Arbeitgeber die geforderten Abrechnungsdaten elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung. Die letzten Befreiungsmöglichkeiten enden ebenfalls am 31. Dezember 2026.

Laut Deutscher Rentenversicherung sind Entgeltabrechnungsdaten grundsätzlich seit dem 1. Januar 2023 elektronisch zu übermitteln. Für Daten der Finanzbuchhaltung gilt dies grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025.

Die Übermittlung muss über die Datenstelle der Rentenversicherung erfolgen. Nach Paragraf 28p SGB IV werden die Daten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt. Systemgeprüft bedeutet, dass die eingesetzte Abrechnungssoftware das gesetzlich vorgesehene Prüfverfahren nach Paragraf 95b SGB IV durchlaufen hat.

Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre. Entgeltunterlagen sind nach Paragraf 28p SGB IV bis zum Ende des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Prüfung folgt. Für einzelne Papieroriginale können die zuvor genannten zusätzlichen Vorgaben bis zum bestandskräftigen Abschluss gelten.

Wenn eine Steuerkanzlei abrechnet, sollte schriftlich geklärt werden, wer die euBP Daten erzeugt und übermittelt. Ebenso wichtig ist die Frage, wer auf Anforderung einzelne digitale Belege bereitstellt. Abrechnungsdaten in der Kanzlei ersetzen keine geordnete Belegablage im Unternehmen.

Wie bereiten sich kleine Unternehmen bis Ende 2026 vor?

Beginnen Sie mit den Abläufen und Zuständigkeiten, nicht mit dem Kauf einer neuen Software. Ziel ist ein durchgängiger Weg vom Eingang eines Dokuments bis zur prüfbaren Ablage.

  1. Bestand aufnehmen: Notieren Sie, wo Arbeitsverträge, Krankenkassenunterlagen, Nachweise für Minijobs und weitere Personalbelege heute liegen.
  2. Eingänge festlegen: Bestimmen Sie, wie Unterlagen aus E Mail, Portalen und Papierpost zentral erfasst werden.
  3. Zuordnung regeln: Verwenden Sie Personalnummern, feste Dokumentarten und nachvollziehbare Dateinamen.
  4. Zugriffe begrenzen: Personalunterlagen enthalten vertrauliche Daten. Nur zuständige Personen sollten Dateien lesen, ändern oder löschen können.
  5. Originale kennzeichnen: Legen Sie fest, welche unterschriebenen Papiere weiterhin aufbewahrt werden und wann eine Vernichtung geprüft werden darf.
  6. Abrechnung testen: Fragen Sie den Anbieter oder die Steuerkanzlei, ob das eingesetzte Programm systemgeprüft ist und wie eine euBP Übermittlung abläuft.

Wer Papierordner und einzelne Tabellen ablösen möchte, findet unter Digitalisierung von Abläufen und strukturiertem Dokumenteneingang einen möglichen Ansatz. Wenn Zuständigkeiten, Software und Reihenfolge noch unklar sind, hilft eine Strategieberatung mit einem umsetzbaren Digitalisierungsplan.

Planen Sie außerdem einen Probelauf. Wählen Sie eine beschäftigte Person aus und prüfen Sie, ob alle relevanten Unterlagen innerhalb weniger Minuten vollständig auffindbar sind. So werden fehlende Dokumentarten, unklare Dateinamen und doppelte Ablagen sichtbar, bevor eine Prüfung angekündigt wird.

ibx company berät kleine und mittlere Unternehmen aus Hannover und der Region bei der Einführung nachvollziehbarer digitaler Abläufe. Wenn Sie Ihren aktuellen Stand prüfen möchten, können Sie ein unverbindliches Erstgespräch zur digitalen Entgeltablage vereinbaren.

Häufige Fragen

Müssen alte Personalakten vollständig nachdigitalisiert werden?

Entscheidend ist, welche Unterlagen für noch nicht abgeschlossene Prüfzeiträume und bestehende Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Unternehmen sollten den Umfang mit ihrer Lohnabrechnung oder Steuerkanzlei klären und Papieroriginale nicht vorschnell vernichten.

Reicht ein normaler Cloud Ordner für die Entgeltunterlagen aus?

Ein Cloud Ordner ist nicht automatisch ungeeignet, muss aber eindeutige Zuordnung, begrenzte Zugriffe, Datensicherung und eine verlässliche Bereitstellung ermöglichen. Außerdem sind die Datenschutzvorgaben für Beschäftigtendaten zu beachten. Eine allgemeine Freigabe bestimmter Produkte durch die Deutsche Rentenversicherung gibt es nicht.

Wer übermittelt die euBP Daten bei einer Lohnabrechnung durch die Steuerkanzlei?

Die Übermittlung kann regelmäßig durch die beauftragte Steuerkanzlei erfolgen, wenn dies vereinbart ist und sie ein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm nutzt. Der Arbeitgeber bleibt jedoch dafür verantwortlich, dass die benötigten Unterlagen vollständig vorliegen und bei der Prüfung bereitgestellt werden können.

Wie sollten Dateien in der digitalen Personalakte benannt werden?

Sinnvoll ist ein einheitliches Schema aus Personalnummer, Dokumentart und Datum, zum Beispiel Personalnummer, Arbeitsvertrag und Unterzeichnungsdatum. Namen oder sensible Inhalte sollten nicht unnötig in frei sichtbaren Ordnernamen erscheinen. Wichtig ist, dass jede Datei ohne Rätselraten einer Person und einem Vorgang zugeordnet werden kann.