Ein digitaler Steuerbescheid wird für viele KMU ab dem 1. Januar 2027 zum Regelfall, sofern die Voraussetzungen für die elektronische Bekanntgabe erfüllt sind. Er gilt laut Bundesfinanzministerium grundsätzlich am vierten Tag nach der Bereitstellung als bekannt gegeben, auch wenn niemand ELSTER öffnet oder die Benachrichtigung liest. Da die reguläre Einspruchsfrist einen Monat beträgt, brauchen Betriebe klare Zuständigkeiten, eine Vertretung und eine verlässliche Fristenkontrolle.
Was ändert sich beim digitalen Steuerbescheid ab 2027?
Ab dem 1. Januar 2027 ist in den erfassten Fällen keine ausdrückliche Einwilligung in die elektronische Bekanntgabe mehr erforderlich. Der elektronische Bescheid wird zum Regelfall, der Versand auf Papier zur Ausnahme.
Das BMF Schreiben vom 13. August 2026 mit dem Aktenzeichen IV D 1 – S 0284-a/00002/011/237 beschreibt die praktische Umsetzung. Die ursprünglich für 2026 geplante allgemeine Umstellung wurde demnach auf den 1. Januar 2027 verschoben.
Ohne eine bereits erteilte Einwilligung bleibt es 2026 grundsätzlich beim Postversand. Ab 2027 kann die elektronische Bekanntgabe dagegen ohne eine solche Einwilligung erfolgen. Voraussetzung ist insbesondere ein aktives ELSTER Nutzerkonto oder eine elektronisch übermittelte Empfangsvollmacht des Steuerberaters.
Wann gilt ein elektronischer Steuerbescheid als bekannt gegeben?
Der Bescheid gilt grundsätzlich am vierten Tag nach seiner Bereitstellung zum Abruf als bekannt gegeben. Das tatsächliche Öffnen der Datei oder das Lesen einer Benachrichtigungs E-Mail ist dafür nicht entscheidend.
Die Bekanntgabe ist der rechtlich maßgebliche Zeitpunkt, ab dem Fristen zu laufen beginnen. Die gesetzliche Grundlage für die elektronische Bereitstellung enthält § 122a der Abgabenordnung.
Wird ein Bescheid zum Beispiel am 10. März bereitgestellt, gilt er grundsätzlich am 14. März als bekannt gegeben. Eine übersehene E-Mail, ein voller Posteingang oder der Urlaub der zuständigen Person halten diese Frist nicht automatisch an.
Laut § 355 der Abgabenordnung beträgt die reguläre Einspruchsfrist einen Monat nach der Bekanntgabe. Unternehmen sollten deshalb sowohl das Bereitstellungsdatum als auch den berechneten Fristablauf dokumentieren und bei Zweifeln frühzeitig ihren Steuerberater oder eine Rechtsberatung einbeziehen.
Welche Steuerbescheide können elektronisch zugestellt werden?
Die elektronische Bekanntgabe ist derzeit bundesweit grundsätzlich für Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer technisch möglich. Umsatzsteuerbescheide und Feststellungsbescheide gehören nach dem BMF Schreiben noch nicht dazu.
Ein Unternehmen kann deshalb vorerst elektronische und postalische Bescheide parallel erhalten. Das ist besonders relevant, wenn ein Betrieb mehrere Gesellschaften, Steuernummern oder Standorte verwaltet.
Ohne aktives ELSTER Nutzerkonto erfolgt die Bekanntgabe auch 2027 weiterhin postalisch. Das gilt nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums ebenfalls, wenn kein eigenes Nutzerkonto besteht und keine elektronisch übermittelte Empfangsvollmacht eines Steuerberaters vorliegt.
Wie sollte ein Betrieb den ELSTER Posteingang organisieren?
Für den ELSTER Posteingang sollte eine Person eindeutig verantwortlich sein, eine zweite Person übernimmt die Vertretung. Zusätzlich muss jeder neue Bescheid sofort eine dokumentierte Aufgabe mit festem Fristdatum auslösen.
Ein praxistauglicher Ablauf umfasst mindestens diese Schritte:
- Posteingang prüfen: Das ELSTER Konto wird an jedem Arbeitstag kontrolliert. Die Benachrichtigungs E-Mail dient nur als Hinweis und ersetzt die direkte Prüfung nicht.
- Bescheid speichern: Die Datei wird in einer zentralen digitalen Akte abgelegt. Dateiname und Ablageort folgen einer einheitlichen Regel.
- Daten erfassen: Bereitstellung, gesetzliche Bekanntgabe, Steuerart, Steuernummer und zuständige Person werden festgehalten.
- Frist anlegen: Die Einspruchsfrist wird in einem zentralen Kalender oder Aufgabensystem eingetragen. Zusätzliche Erinnerungen sollten deutlich vor dem letzten Tag liegen.
- Prüfung veranlassen: Der Bescheid geht an die Geschäftsführung, Buchhaltung oder Steuerberatung. Die Übernahme wird bestätigt.
- Vertretung aktivieren: Bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel greift eine schriftlich festgelegte Vertretungsregel.
Eine automatische Fristenkontrolle kann Erinnerungen, Eskalationen und offene Aufgaben sichtbar machen. Sie ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung des Bescheids. Hinweise zur Digitalisierung von Abläufen und zum Ablösen verteilter Papier- und Excel Listen helfen dabei, einen solchen Prozess zentral aufzubauen.
Wenn ein Steuerberater eingebunden ist, sollte schriftlich geklärt werden, wer den Bescheid empfängt, wer ihn prüft und wer die Einspruchsfrist überwacht. Unklare Doppelzuständigkeiten sind ebenso riskant wie eine vollständig fehlende Zuständigkeit.
Können Unternehmen weiterhin Papierbescheide erhalten?
Unternehmen können die weitere Bekanntgabe auf Papier beantragen. Nach dem BMF Schreiben soll dieser Antrag über ELSTER gestellt werden und wirkt nur für die Zukunft.
Der Antrag kann für jede Steuernummer einheitlich verwaltet werden. Wer mehrere Steuernummern hat, sollte deshalb für jede davon prüfen, welche Zustellungsart hinterlegt ist. Ein späterer Antrag macht einen bereits elektronisch bekannt gegebenen Bescheid nicht rückwirkend zu einem Papierbescheid.
Die Papierzustellung beseitigt außerdem nicht die Notwendigkeit einer Fristenkontrolle. Auch Briefe können intern liegen bleiben oder an eine nicht besetzte Stelle gelangen. Entscheidend ist ein nachvollziehbarer Posteingangsprozess, unabhängig vom Übertragungsweg.
Was sollten KMU vor dem 1. Januar 2027 erledigen?
KMU sollten alle ELSTER Zugänge, Steuernummern und Empfangsvollmachten erfassen und anschließend einen verbindlichen Ablauf testen. Die Umstellung sollte vor dem Jahreswechsel abgeschlossen sein, damit Feiertage oder Abwesenheiten keine Lücke verursachen.
- Alle ELSTER Nutzerkonten und Zertifikate auf Funktionsfähigkeit prüfen.
- Steuernummern und betroffene Steuerarten vollständig erfassen.
- Empfangsvollmachten mit der Steuerberatung abstimmen.
- Verantwortliche Person und Vertretung schriftlich benennen.
- Zentrale Ablage und automatische Fristerinnerungen einrichten.
- Den gesamten Ablauf einmal mit einem Testdokument durchspielen.
Wer noch keinen einheitlichen digitalen Prozess hat, kann zunächst Zuständigkeiten, Risiken und vorhandene Werkzeuge aufnehmen. Eine strukturierte Planung von Strategie und Umsetzung hilft, daraus einen realistischen Ablauf mit klaren Verantwortlichkeiten zu entwickeln.
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Häufige Fragen
Was passiert, wenn die ELSTER Benachrichtigung im Spam Ordner landet?
Die Benachrichtigungs E-Mail ist für die Bekanntgabe grundsätzlich nicht entscheidend. Der Bescheid kann trotzdem am vierten Tag nach seiner Bereitstellung als bekannt gegeben gelten. Prüfen Sie deshalb das ELSTER Konto direkt und verlassen Sie sich nicht allein auf E-Mails.
Wer sollte die Einspruchsfrist überwachen, der Betrieb oder der Steuerberater?
Das hängt von der vereinbarten Empfangsvollmacht und dem Auftrag des Steuerberaters ab. Betrieb und Kanzlei sollten schriftlich festlegen, wer die Frist zuerst erfasst und wer die Kontrolle übernimmt. Eine klar benannte Hauptverantwortung verhindert, dass beide Seiten von der Zuständigkeit der jeweils anderen ausgehen.
Wie oft sollte ein Unternehmen sein ELSTER Postfach kontrollieren?
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes betriebliches Prüfintervall vor. Wegen der Bekanntgabe am vierten Tag ist eine Kontrolle an jedem Arbeitstag sinnvoll. Für Urlaub, Krankheit und Feiertage sollte eine Vertretung festgelegt sein.
Braucht ein Unternehmen bei mehreren Steuernummern mehrere Papieranträge?
Die gewünschte Zustellungsart wird nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums für jede Steuernummer einheitlich verwaltet. Unternehmen mit mehreren Steuernummern sollten daher jede Nummer einzeln prüfen und den Antrag jeweils passend stellen. Der Antrag gilt nur für zukünftige Bekanntgaben.