Die Kassenpflicht ab 2028 soll Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz zum Einsatz einer elektronischen Kasse verpflichten. Vorgesehen sind eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, und die Datenschnittstelle DSFinV-K für den Export von Kassendaten. Der am 7. August 2026 veröffentlichte Referentenentwurf ist jedoch noch kein geltendes Recht und kann sich im Gesetzgebungsverfahren ändern.

Wen betrifft die Kassenpflicht ab 2028?

Die geplante Pflicht betrifft Gewerbetreibende, Freiberufler sowie landwirtschaftliche und forstwirtschaftliche Betriebe, wenn ihr Gesamtumsatz mehr als 100.000 Euro beträgt. Oberhalb dieser Grenze wäre eine offene Ladenkasse nicht mehr zulässig.

Das geht aus dem Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums zur Kassenpflicht hervor. Praktisch relevant ist die Regelung besonders für Gastronomie, Einzelhandel, Friseurbetriebe, Werkstätten, Bäckereien und andere Unternehmen mit häufigen Barzahlungen.

Eine offene Ladenkasse ist eine Kasse ohne elektronische Aufzeichnung. Einnahmen werden dabei beispielsweise in einer Kassenschublade gesammelt und über Kassenberichte dokumentiert. Diese Form soll nach dem Entwurf für Betriebe oberhalb der Umsatzgrenze entfallen.

Unternehmen mit höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz würden von dieser neuen Pflicht zunächst nicht erfasst. Die bereits geltenden Anforderungen an vollständige und nachvollziehbare Kassenaufzeichnungen bleiben davon unberührt.

Ab wann müsste ein Betrieb eine elektronische Kasse einsetzen?

Wer die Umsatzgrenze bereits 2027 oder früher überschreitet, müsste die elektronische Kasse ab dem 1. Januar 2028 verwenden. Bei einer erstmaligen Überschreitung ab 2028 soll die Pflicht jeweils am 1. April des folgenden Jahres beginnen.

Ein Beispiel: Erzielt ein Betrieb im Jahr 2027 erstmals mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz, soll er bereits zum 1. Januar 2028 umstellen. Überschreitet er die Grenze erstmals im Jahr 2028, wäre die elektronische Kasse nach dem Entwurf des Bundesfinanzministeriums ab dem 1. April 2029 vorgeschrieben.

Nach Beginn der Pflicht wäre das zuständige Finanzamt innerhalb eines Monats digital zu informieren. Unternehmen sollten deshalb nicht nur den Kauf und die Einrichtung der Kasse einplanen, sondern auch Zuständigkeiten für die Meldung festlegen.

Wichtig ist der aktuelle Verfahrensstand: Der Referentenentwurf befindet sich noch nicht in Kraft. Einen Überblick über das Vorhaben und mögliche Änderungen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium auf seiner Informationsseite zum Gesetzgebungsverfahren.

Welche technischen Anforderungen sind geplant?

Die Kasse müsste Geschäftsvorfälle elektronisch aufzeichnen, durch eine zertifizierte TSE schützen und Daten über die DSFinV-K bereitstellen. DSFinV-K bezeichnet die einheitliche Schnittstelle, über die Finanzbehörden Kassendaten auslesen und prüfen können.

Eine einfache Kassen-App oder ein Kartenterminal reicht nicht automatisch aus. Entscheidend ist, ob das gesamte Aufzeichnungssystem die vorgeschriebenen Funktionen erfüllt und mit einer zugelassenen TSE verbunden ist.

Vor einer Anschaffung sollten Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen lassen:

Prüfen Sie außerdem, ob die Kasse zu Warenwirtschaft, Buchhaltung und vorhandenen Kartenterminals passt. Eine geplante Digitalisierung von Abläufen und die Ablösung von Papier oder Excel Listen kann genutzt werden, um doppelte Eingaben zwischen Kasse, Lager und Buchhaltung zu vermeiden.

Was ändert sich bei Kassenbons, Kosten und Bußgeldern?

Die Pflicht zur Ausgabe eines Papierbons soll zum 1. Januar 2028 entfallen. Stattdessen wäre ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitzustellen, wobei ein Ausdruck weiterhin möglich bliebe.

Wie der elektronische Beleg im Alltag bereitgestellt wird, hängt von der technischen Umsetzung ab. Denkbar sind etwa ein QR Code am Kundendisplay oder eine digitale Übertragung. Unternehmen sollten darauf achten, dass Kunden nicht zur Angabe persönlicher Kontaktdaten gezwungen werden, wenn eine datensparsame Lösung möglich ist.

Das Bundesfinanzministerium rechnet laut Referentenentwurf vom 7. August 2026 mit rund 114.800 neu anzuschaffenden Kassen. Für eine stationäre Lösung kalkuliert das Ministerium durchschnittlich etwa 575 Euro, für eine Lösung aus der Cloud einschließlich geeigneter Hardware etwa 500 Euro.

Diese Werte sind Kalkulationsannahmen des Ministeriums und keine verbindlichen Marktpreise. Kosten für Schulung, Datenübernahme, Zubehör, Internetzugang, Wartung oder monatliche Nutzung können hinzukommen. Vergleichen Sie deshalb die Gesamtkosten über mehrere Jahre und nicht nur den Kaufpreis.

Für Verstöße gegen die vorgeschriebene Nutzung eines elektronischen Kassensystems sieht der Entwurf Geldbußen von bis zu 25.000 Euro vor. Auch diese Bußgeldregelung gilt erst, wenn sie in dieser oder einer geänderten Form beschlossen und in Kraft gesetzt wird.

Was sollten Unternehmen jetzt konkret vorbereiten?

Ein sofortiger Kauf allein wegen des Entwurfs ist nicht erforderlich. Sinnvoll ist aber eine Bestandsaufnahme, besonders wenn ohnehin eine neue Kasse angeschafft oder ein bestehender Vertrag verlängert werden soll.

  1. Umsatz prüfen: Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob und wann der Gesamtumsatz voraussichtlich über 100.000 Euro liegt.
  2. Bestehende Technik erfassen: Notieren Sie Kassenmodell, TSE, Vertragslaufzeit, Exportmöglichkeiten und angeschlossene Geräte.
  3. Anbieter befragen: Lassen Sie sich TSE Unterstützung, DSFinV-K Export und digitale Belege schriftlich bestätigen.
  4. Abläufe testen: Prüfen Sie Stornierungen, Trinkgelder, Anzahlungen, Gutscheine, Retouren und Kassenabschlüsse anhand echter Geschäftsfälle.
  5. Entwicklung beobachten: Treffen Sie die endgültige Entscheidung auf Grundlage des verabschiedeten Gesetzes und der dann geltenden technischen Vorgaben.

Der zusätzliche Diskussionsentwurf des Bundesfinanzministeriums nennt mögliche Ausnahmen, unter anderem für Versicherungen, Kreditinstitute und ausschließlich über Onlineplattformen tätige Unternehmen. Außerdem sind laut Verordnungsentwurf zu Ausnahmen von der Kassenpflicht Befreiungen in sachlichen Härtefällen vorgesehen. Ob ein konkreter Betrieb darunter fällt, müsste im Einzelfall geprüft werden.

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Häufige Fragen

Muss ich wegen des Gesetzentwurfs schon jetzt eine neue Kasse kaufen?

Nein. Der Referentenentwurf ist noch kein geltendes Recht und kann sich im weiteren Verfahren ändern. Wenn ohnehin eine Anschaffung ansteht, sollten Sie aber auf TSE Unterstützung, DSFinV-K Export und digitale Belege achten.

Reicht ein Kartenterminal als elektronische Kasse aus?

Ein gewöhnliches Kartenterminal reicht nicht aus, wenn es Zahlungen nur abwickelt und keine Geschäftsvorfälle entsprechend den steuerlichen Vorgaben aufzeichnet. Das eingesetzte Kassensystem müsste nach dem Entwurf eine zertifizierte TSE nutzen und Daten über DSFinV-K bereitstellen.

Darf ich Kunden ab 2028 weiterhin einen Papierbon geben?

Ja. Nach dem Entwurf soll lediglich die Pflicht zur Ausgabe eines Papierbons entfallen. Ein Papierbeleg bliebe möglich, zusätzlich müsste das System einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitstellen können.

Kann ein Betrieb von der geplanten Kassenpflicht befreit werden?

Der Entwurf sieht Befreiungen für sachliche Härtefälle vor. Ein zusätzlicher Verordnungsentwurf nennt außerdem mögliche Ausnahmen, etwa für Kreditinstitute, Versicherungen und ausschließlich über Onlineplattformen tätige Unternehmen. Eine Befreiung wäre nicht automatisch, sondern müsste anhand des konkreten Betriebs geprüft werden.