Unternehmen sollen Kurzarbeitergeld digital beantragen müssen, sobald die entsprechende gesetzliche Regelung in Kraft tritt. Stand 18. August 2026 gilt diese Pflicht noch nicht, weil sich das Vorhaben weiterhin im Gesetzgebungsverfahren befindet. Ein verbindlicher Starttermin steht deshalb noch nicht fest. Betriebe sollten ihre Zugänge, Zuständigkeiten und Lohnsoftware trotzdem bereits prüfen.

Wann müssen Unternehmen Kurzarbeitergeld digital beantragen?

Die Pflicht soll mit dem geplanten Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Arbeitsförderung eingeführt werden. Sie gilt aber erst, wenn das parlamentarische Verfahren abgeschlossen ist und die betreffende Regelung in Kraft tritt.

Das Bundeskabinett hat den Gesetzentwurf laut Bundesregierung am 15. Juli 2026 beschlossen. Nach dem Entwurf wird die elektronische Antragstellung für Unternehmen verpflichtend. Bisher ist sie nur eine von mehreren möglichen Übermittlungsformen.

Nach dem am 18. August 2026 veröffentlichten Stand des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales befindet sich das Gesetz noch im Gesetzgebungsverfahren. Änderungen am Inhalt oder am Zeitpunkt des Inkrafttretens sind daher weiterhin möglich.

Für Unternehmen bedeutet das: Papier, E-Mail und einzelne PDF Abläufe sollten nicht mehr als dauerhafte Lösung eingeplant werden. Eine sofortige Umstellung ist rechtlich noch nicht vorgeschrieben. Wer Kurzarbeit bei einem Auftragsrückgang kurzfristig benötigt, sollte den digitalen Weg aber nicht erst während der ersten Abrechnung einrichten.

Welche digitalen Wege bietet die Bundesagentur für Arbeit an?

Die Bundesagentur für Arbeit stellt bereits den BA eService, einen direkten Upload Service und KEA bereit. KEA ist ein Verfahren, das Daten unmittelbar aus einer dafür zertifizierten Lohnabrechnungssoftware übermittelt.

Beim BA eService bearbeiten Unternehmen den Vorgang über das Onlineangebot der Bundesagentur für Arbeit. Der Upload Service ermöglicht die elektronische Übermittlung benötigter Dokumente. Beide Wege können für Betriebe sinnvoll sein, die nur selten Kurzarbeit abrechnen oder deren Lohnsoftware KEA nicht unterstützt.

KEA übermittelt laut Bundesagentur für Arbeit den Antrag und die Abrechnungsliste automatisiert. Unterstützt werden Kurzarbeitergeld, Saison Kurzarbeitergeld und Transferkurzarbeitergeld. Das verringert manuelle Übertragungen, ersetzt aber nicht die Prüfung der Abrechnungsdaten im Unternehmen.

Welcher Weg passt, hängt von der Zahl der Beschäftigten, der vorhandenen Software und der Aufgabenverteilung ab. Rechnet ein externes Lohnbüro ab, sollten Unternehmen schriftlich klären, wer den Antrag übermittelt, wer Rückfragen der Bundesagentur beantwortet und wer die Frist überwacht.

Was sollten Betriebe bei ihrer Lohnsoftware prüfen?

Entscheidend ist, ob die eingesetzte Lohnabrechnungssoftware für KEA zertifiziert ist und den aktuellen Datensatz unterstützt. Eine vorhandene digitale Lohnabrechnung bedeutet nicht automatisch, dass eine KEA Übermittlung möglich ist.

Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit ist die Datensatzversion 1.0.2 seit dem 9. Oktober 2025 verfügbar. Der frühere Datensatz 7.02 durfte laut derselben Quelle nur noch bis zum 30. Juni 2026 verwendet werden. Betriebe sollten daher beim Softwareanbieter nach der installierten Version und einem eventuell erforderlichen Update fragen.

Prüfen Sie außerdem, welche Angaben aus Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnabrechnung zusammengeführt werden müssen. Typische Daten sind Sollstunden, tatsächlich geleistete Stunden, Ausfallzeiten und Entgeltwerte. Werden diese Angaben derzeit aus mehreren Excel Dateien oder handschriftlichen Listen übernommen, steigt das Risiko von Übertragungsfehlern.

Eine Digitalisierung von Abläufen, die Papier und Excel ablöst, kann deshalb schon vor einem konkreten Kurzarbeitsfall sinnvoll sein. Dabei sollte der bestehende Prozess zuerst dokumentiert werden. Erst danach lässt sich entscheiden, ob der BA eService genügt oder KEA besser zum Betrieb passt.

Welche Fristen gelten trotz digitaler Antragstellung?

Die digitale Übermittlung verändert die monatliche Antragsfrist nicht. Kurzarbeitergeld muss weiterhin für jeden Abrechnungsmonat beantragt werden.

Laut Bundesagentur für Arbeit muss der Antrag spätestens drei Monate nach Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats eingehen. Für einen Abrechnungsmonat, der am 30. Juni endet, läuft diese Frist grundsätzlich bis zum 30. September. Unternehmen sollten intern einen früheren Termin setzen, damit Rückfragen oder fehlende Daten nicht zum Fristproblem werden.

Die Bundesagentur nennt aktuell durchschnittlich 12 bis 16 Arbeitstage für die Bearbeitung von Anzeigen und 7 bis 12 Arbeitstage für monatliche Abrechnungsanträge. Das sind Durchschnittswerte und keine garantierten Auszahlungsfristen. Bei Rückfragen oder unvollständigen Unterlagen kann es länger dauern.

Für die Liquiditätsplanung sollte deshalb ein zeitlicher Puffer vorgesehen werden. Besonders bei größeren Belegschaften kann die Vorleistung des Unternehmens erheblich sein. Die erwartete Erstattung sollte nicht mit einem festen Zahlungstag eingeplant werden.

Wie bereiten Sie den digitalen Ablauf praktisch vor?

Beginnen Sie mit Zugängen, Verantwortlichkeiten und einem kurzen Probelauf des internen Datenflusses. Stellen Sie jedoch keinen erfundenen Antrag, sondern prüfen Sie nur die technischen und organisatorischen Voraussetzungen.

Wenn unklar ist, welcher Übermittlungsweg zum Betrieb passt, hilft zunächst eine Bestandsaufnahme. Eine Strategieberatung für die Auswahl und Umsetzung der ersten Schritte kann Software, Zuständigkeiten und Fristen gemeinsam betrachten, ohne vorschnell ein neues System einzuführen.

ibx company berät kleine und mittlere Unternehmen aus Hannover und der Region bei solchen Vorbereitungen. In einem unverbindlichen Erstgespräch zu Ihrem aktuellen Ablauf können Sie klären, welche Schritte jetzt sinnvoll sind und welche bis zum Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens warten können.

Häufige Fragen

Kann ich Kurzarbeitergeld schon heute vollständig online einreichen?

Ja, die Bundesagentur für Arbeit bietet bereits den BA eService, einen direkten Upload Service und KEA an. Welcher Weg alle erforderlichen Schritte abdeckt, hängt von Ihrem Fall, den verlangten Unterlagen und Ihrer Lohnsoftware ab.

Brauche ich für KEA eine neue Lohnabrechnungssoftware?

Nicht zwingend. Ihre vorhandene Software muss jedoch für KEA zertifiziert sein und den aktuellen Datensatz unterstützen. Fragen Sie Ihren Anbieter ausdrücklich nach KEA und der Datensatzversion 1.0.2.

Kann mein Steuerbüro die digitale Übermittlung übernehmen?

Das ist möglich, wenn das Steuerbüro die Lohnabrechnung betreut und über die nötige Software sowie Berechtigungen verfügt. Halten Sie schriftlich fest, wer die Übermittlung ausführt, Fristen überwacht und Rückfragen der Bundesagentur bearbeitet.

Sollte ich vor Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens bereits umstellen?

Eine gesetzliche Pflicht besteht nach dem Stand vom 18. August 2026 noch nicht. Sie können aber Zugänge, Softwarestände, Vertretungen und Datenquellen jetzt prüfen, ohne den endgültigen Übermittlungsweg bereits festzulegen.